Az egészségügyi intézmények több 10 millió oldalnyi dokumentumot tárolnak dohos pincékben, sötét alagsorokban, középkori körülmények között. Mindez nemcsak sokba kerül és jelentős logisztikai feladatot jelent, de a legtöbb esetben az iratok hatékony és szakszerű tárolása sincs megoldva.

A digitalizálással időt és pénzt takaríthatnának meg az intézmények, miközben lényegesen gyorsabbá tehetnék a papírmunkát és a jogszabályoknak is hatékonyabban felelhetnének meg, a korábban keletkező iratok pedig gombnyomásra elérhetővé válnának a digitális adatbázisokból.

„Tapasztalataink azt mutatják, hogy már egy közepes méretű egészségügyi intézményben is évi 1-2 millió oldalnyi papíralapú dokumentum keletkezik, ezek jelentős része olyan kórlap, lelet vagy jelentés, amelyet utána akár 50 évig is meg kell őrizni. A nyomtatás és a raktározás már önmagában is hatalmas költséget jelent, de a dokumentumok szakszerű és GDPR szerinti kezelése, tárolása vagy megsemmisítése is óriási feladat, miközben lenne sokkal költséghatékonyabb és egyszerűbb mód is minderre”

– mondta el Somkuti András a Docler Csoport elnöke, az e-aláírás-specialista NETLOCK ügyvezetője.

„Jól jellemzi a probléma súlyát, hogy van olyan – vidéki városban működő – intézmény, amely már a környező falvakban, kistelepüléseken fellelhető pincék, garázsok, raktárhelységek többségét is kibérelte, felvásárolta dokumentumtárolásra. Ez kényszerű és nem szakszerű megoldás”

– tette hozzá.

Több 10 millió oldalnyi kórlap kerülhetne át digitális tárolókba

Megoldást jelenthet a problémára a digitalizálás, az e-aláírás kiterjesztett bevezetése az egészségügyben. A meglévő iratok digitalizálása biztosítható akkor, ha joghiteles digitális másolat készül a dokumentumról. Amennyiben egy újonnan keletkező dokumentumot a páciensnek is alá kell írnia – és így a kinyomtatás nem kerülhető el – a további tárolásra már megoldást adhat a joghiteles archiválás, digitalizálás.

„Könnyen belátható, hogy milyen hatalmas mennyiségű irat kerülhetne át intézményi oldalon a digitális térbe. Az ehhez szükséges informatikai beruházás költsége nem összehasonlítható azzal a hatékonyságjavulással és fejlődéssel, amit egy ilyen rendszer már néhány év alatt is biztosít a dolgozóknak, orvosoknak és ápolóknak. Az e-aláíró és digitális hitelesítést biztosító megoldások bármely kórházi rendszerhez integrálhatóak, akár néhány hét alatt üzembe állíthatóak”

– foglalta össze Somkuti András, aki hozzátette ma már adott a rugalmasan elérhető technológia és az egységes uniós (eIDAS) jogi háttér is, hogy a digitalizálási folyamatok felgyorsuljanak az egészségügyben is.

Automata adatbázis-építés: azonnal hozzárendelhető a szkennelt irat a beteg TB-számához, nevéhez és adataihoz

Egy meglévő irat digitalizálásakor megoldható, hogy a szoftver képes legyen felismerni a beteg társadalombiztosítási számát a szkennelt lapokon, és a dokumentumot azonnal hozzárendelje a páciens nevéhez vagy más adatbázisokban szereplő egyéb adataihoz. Így a szkennelési folyamat azonnal adatbázist is létrehoz, a beszkennelt dokumentum automatikusan mentésre kerül az adott páciens profiljához. A kórházi adatbázis így rendkívül gyorsan felépíthető minimális emberi erőforrás bevonásával.

Így lehet joghitelesen digitalizálni egy kórházi dokumentumot!

Tévhit, hogy egy dokumentum beszkennelésével létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot, ugyanis ehhez szükség van a dokumentumok ún. hiteles e-konverziójára. Azaz annak biztosítására és törvény előtti bizonyíthatóságára, hogy a dokumentumot a digitalizálás után senki nem módosította. Erre az elektronikus aláírás és elektronikus időbélyegzés ad megoldást. Például egy műtéti beleegyező nyilatkozat esetében, a páciens aláírását követően elegendő beszkennelni és a jogszabályok szerint hitelesíteni a dokumentumot, hogy a papíralapú dokumentummal egyező hiteles másolatot kapjunk.