A vállalatoknál hasonló a helyzet, csak sokkal nagyobb tételben.
Óriási mennyiségű információt állítanak elő és gyűjtenek napi szinten, de nem tudják pontosan, mennyi számít ebből valóban hasznosnak. Ez megnehezíti számukra, hogy az adatokból üzleti előnyt tudjanak kovácsolni, a sok felesleges fájl tárolása pedig nem kívánt extra költségekkel jár. A Micro Focus szakértői szerint ezért érdemes professzionális eszközökkel rendszerezni a fájlokat, hogy a cégek időt és tárhelyet, illetve ezen keresztül költségeket és energiát takaríthassanak meg.
A vállalatoknál termelődő és tárolt fájlok mennyisége hihetetlen mértékben nő. A legtöbb helyen nem látják át a teljes adathalmazt, ezért inkább mindent tárolnak. Általában nincsenek is tisztában azzal, mennyit spórolhatnának, ha csak a szükséges információkat őriznék meg. Egyre többen próbálják optimalizálni a tárolást olyan modern technológiákkal, mint például a szoftveresen vezérelt megoldások. A Micro Focus szakértői szerint azonban érdemes ezt olyan eszközökkel ötvözni, amelyek hatékony „selejtezést” tesznek lehetővé, azaz segítenek átlátni és rendszerezni a vállalat rendszereiben tárolt összes fájlt.
Rendszerezi az adatokat
Az idő múlásával az adatok képesek önálló életre kelni. Az alkalmazottak jönnek és mennek, a vállalat egyes folyamatait összevonják és módosítják, változnak a szabályozások és új technológiákat vezetnek be… Ezalatt az adatok is új helyekre „költöznek”, összekeverednek, duplikálódnak, egy részük pedig észrevétlenül elavul vagy feleslegessé válik. Mindeközben az egész adathalmazban szétszórtan helyezkednek el olyan bizalmas információk, mint a szervezet jogi, pénzügyi vagy HR-fájljai, illetve az ügyfelek személyes adatai.
Amikor már lehetetlen vállalkozásnak tűnik az óriási mennyiségű, strukturálatlan adat kezelése és felügyelete, érdemes igénybe venni olyan adatelemző szoftvert, mint a ControlPoint. A megoldás átláthatóvá teszi az összefüggéseket és kategóriákba rendezi a dokumentumokat aszerint, hogy milyen jellegű információkat tartalmaznak, például értékes személyes adatokat vagy szellemi tulajdont, esetleg redundáns, elavult vagy irreleváns adatokat. Majd lehetővé teszi, hogy az így besorolt adatokat előre meghatározott házirendek alapján a megfelelő módon kezeljék, például a bizalmas információk nagyobb biztonságot és akár titkosítást is kapjanak vagy védettebb helyre kerüljenek, míg a kevésbé fontos adatokat archiválják vagy akár töröljék a szervezetek.
A Micro Focus megoldása bármilyen típusú adatbázisban és fájlban képes lefuttatni a kereséseket, beleértve a beszkennelt dokumentumokat is. Mivel szöveg- és arcfelismerőt is tartalmaz, összetett feladatokra is alkalmas, például pdf-formátumú, szkennelt szerződésekben is érzékeli a személyes adatokat, illetve be tudja azonosítani az embereket a fotókon, így segít megállapítani, kikről található bizalmas információ a szervezet rendszerében. A szoftver egyik nagy előnye, hogy a különféle típusú személyes adatokat, (pl. címeket, igazolványszámokat, adóazonosító jeleket, társadalombiztosítási azonosítókat) kifejezetten az adott országban általánosan használt formátumban lehet vele keresni.
Kevesebbe kerül
A megfelelő elemző szoftver képes azonosítani és szükség esetén eltávolítani a redundáns, elavult, illetve irreleváns adatokat a vállalat teljes IT-környezetében. Egy ausztrál vízművállalat például összesen 30 százalékkal csökkentette adatlábnyomát a ControlPoint használatával az információk konszolidálásának köszönhetően, ami a biztonsági mentések méretét is csökkentette. Mivel kevesebb fájlt kell tárolni, a fizikai vagy felhőalapú tárolási költségek is csökkennek attól függően, hova menti a szervezet az adatait.
Ezzel egyidejűleg a tárolással járó karbantartási és támogatási összegek is alacsonyabbak lesznek. A vállalatok az ilyen jellegű, felesleges adatok eltávolításával későbbre halaszthatják a tárolókapacitás bővítését, illetve eltávolíthatják, ideiglenesen kiiktathatják vagy átcsoportosíthatják a használaton kívüli tárolókat. Ezenfelül azzal is elősegíthetik a tárolás optimalizálását, hogy a megfelelő adathordozóra mozgatják a különféle típusú fájlokat aszerint, hogy mennyire fontosak és milyen gyakran használják azokat.
Ha kevesebb hardvert kell felügyelni és kevesebb másolat létezik az egyes fájlokból, azok pedig automatikusan azonosíthatók és kategorizálhatók, akkor az informatikai szakembereknek jóval kevesebb időt kell a strukturálatlan adatok menedzselésére fordítaniuk. Ez a feladatok egyszerűsítése mellett a működési költségeket is redukálja, hiszen kevesebb tárhelyet kell kezelni, a szükséges adatok pedig sokkal egyszerűbben megtalálhatók és elérhetők.
Jobban megfelel
A ControlPoint a különféle előírások betartásában is több területen segíti a szervezeteket. Mivel kiszűri és eltávolítja a felesleges adatokat, jóval kevesebb fájlt kell feldolgozni és ellenőrizni az előírások teljesítéséhez. Emellett automatizálja az ellenőrzéshez és a megfeleléshez kapcsolódó folyamatokat, így egyszerűsíti a feltételek teljesítésének igazolását, valamint csökkenti a compliance költségeket és a feladatok számát is. Az automatizálás a hibalehetőségeket is minimalizálja a kategorizálás, valamint az információk migrálása és naplózása során.
Az eszköz továbbá képes azonosítani kifejezetten azokat az érzékeny, személyes adatokat, amelyeket a szigorú előírások, köztük a GDPR érintenek. Majd az azok biztonságos tároláshoz szükséges lépéseket is automatikusan megteszi, például szigorúbb hozzáférési szabályokat állít be vagy titkosított eszközökre mozgatja az információkat.
Emellett azt is észleli, ha kockázatoknak vannak kitéve az adatok. Riasztást küld többek között arról, ha illetéktelenek férnek hozzá a fájlokhoz, így segít időben észleli és elhárítani az adatszivárgási incidenseket. Ennek köszönhetően a megoldás nem csupán az előírások teljesítését segíti, de a biztonságot is növeli.