Aligha akad olyan vállalkozás hazánkban, amelyiknek ne lenne ebben a pillanatban is valamennyi kintlévősége. Mindez teljesen természetes, és ideális esetben nem veszélyezteti a cég működését, likviditását. Más a helyzet, ha sok vevő nem fizet huzamosabb ideig, vagy nagyobb tételek maradnak kiegyenlítetlenül. Ideig-óráig talán így is elevickél a vállalkozás, a kockázat azonban egyre csak nő, egy bizonytalanabb időszakban pedig kritikus hiány is keletkezhet. A kintlévőségek ellen két módon is felveheted a harcot: ha esélyt sem adsz a felhalmozódásukra,+ és ha ügyesen kezeled a meglévő kintlévőségeidet.
Jó ügyfélmenedzsment = kevés kintlévőség
Érthető, ha bosszús vagy egy esetleges nemfizetés miatt, érdemes azonban jóhiszeműen állnod a dologhoz. Ez persze nem egyszerű, ha pénzről van szó, mégis tedd fel magadnak a kérdést: Te mindent jól csináltál? Megeshet, hogy a vevőd egyáltalán nem kapta meg a számládat. Például azért, mert elkeveredett a postán vagy spam-be rakta az ügyfeled levelezési rendszere. Az is lehet, hogy a könyvelőjére bízza az utalásokat, és a szakember hibázott, de az sem ritka, hogy a vevő hibás dátumot állít be a netbankjában az utalásnál.
Bármelyik esetről legyen is szó, a kulcsszó az udvariasság és a tapintat. Ha kedvesen, figyelmesen rákérdezel az ügyfelednél, hogy mi a késlekedés oka, nagyobb eséllyel jutsz a pénzedhez, mintha támadólag lépnél fel. A vevőid is emberek, ezer és egy dolog közbejöhetett az életükben, ami miatt nem, vagy nem időben fizettek. Sőt, jó ötlet, ha már a számla kiküldése előtt felhívod az ügyfeled, és rákérdezel, hogy ki tudja-e egyenlíteni időben. Sok bosszúságtól kímélheted meg magad, ha az ügyfelednek is optimális időben küldöd a számlát (különösen, ha nagyobb összegről van szó).
A kintlévőségek elkerülésének leghatékonyabb módszere, ha jól válogatod össze az ügyfélkörödet. Ennek első lépése az átgondolt és hatékony marketing. Olyan vevőket kell bevonzanod, akik egyrészt fizetőképesek, másrészt elégedettek az általad kínált ár-érték aránnyal. Az ügyféltájékoztatás legalább ilyen fontos: a vevő már a kezdetektől legyen tisztában a fizetési feltételekkel, lehetőségekkel és határidőkkel. Egy ügyfélkezelő rendszer pedig átláthatóvá teszi a dolgokat, segít megismerni a vevőid szokásait, fizetési hajlandóságukat és árérzékenységüket. Ne habozz tehát befektetni egy CRM-rendszerbe!
Egy-egy késve fizetés még nem a világ, azonban a notórius nemfizetők csak gondot jelentenek a vállalkozásodnak. Lehet, hogy radikális lépésnek tűnik megválni tőlük, sokszor mégis ez a helyes lépés. Bevételkieséstől aligha kell tartanod, hiszen nemfizető vevőkről van szó, a felszabaduló idő és energia azonban pluszbevételt jelent a cégednek. Koncentrálj azokra az ügyfelekre, akik megbízhatóak és nyereséget hoznak, ahelyett, hogy állandó idegeskedéssel apróznád fel az erőforrásaidat!
Ha már sok a kintlévőséged
A legegyszerűbb megoldást már említettük: egy udvarias telefon, egy tapintatos emlékeztető nem kerül semmibe, az esetek többségében azonban megoldja a problémát. Akár egy személyes találkozóra is sor kerülhet, ahol tisztázhatjátok, hol és miért akadt meg a fizetési folyamat, és hogyan tudjátok ezt a jövőben elkerülni. Egyáltalán nem ritka például a körbetartozás: lehet, hogy ügyfeled is hasonló cipőben jár, mint Te, és ez okozza az egyszeri vagy rendszeres késedelmet.
Dönthetsz a felszólító levél mellett is, a fokozatosság elvét azonban itt is tartsd szem előtt. Fenyegetés helyett próbálj empátiát sugallni és jóhiszeműen hozzáállni az ügyhöz. A tapasztalat azt mutatja, hogy az agresszív hangnem kevésbé hatékony, mint a segítőkész attitűd. Ha ezek közül egyik sem vezet eredményre, nem igazán marad más választásod, mint hivatalos fórumokra terelni az ügyet. Kérhetsz ügyvédi segítséget is, ugyanakkor első körben jobban jársz egy követeléskezelő céggel.
Amiben a követeléskezelő cég segíteni tud
Fontos, hogy a követeléskezelő nem behajtó! Sokkal inkább egy közvetítő közted és az ügyfeled között, aki szakértelmével segít közös nevezőre jutni. Míg a behajtók bírósági végzés alapján végzik a munkájukat, a követeléskezelők leveszik a terhet a válladról az ügyfélkezelés és a kapcsolattartás terén. Vagyis ők próbálják fizetésre bírni a vevőt, így neked marad időd mással foglalkozni.
Ezek a szakemberek profik a kommunikációban, így pontosan tudják, mikor milyen megoldás szükséges, melyik ügyfél mivel győzhető meg. Emellett természetesen a jogi környezettel is tisztában vannak, így minden szabályos és méltányos lesz az eljárás során. Mindennek persze ára van, hiszen a követelésed egy részét nekik kell majd utalnod, a tehermentesítés azonban megfizethetetlen.