Adatok és azokból levont következtetések a legjobb ellenszerei a koronavírusnak a vállalatok számára

Második szakaszába lépett a koronavírus elleni küzdelem, egyre több vállalatnál indul be a termelés, és térnek vissza a dolgozók. Az SAP szakértői összefoglalták 5+1 ajánlásukat a járványhelyzet miatti készültség fokozatos lazításának időszakára. Noha elsősorban közép- és nagyvállalati ügyfelek részére szólnak ezek a javaslatok, a metodika a kisebb vállalkozások számára is releváns lehet.

1. Munkaegészségügy

Az első és legfontosabb kérdés, hogy a járványügyi intézkedéseket és a hivatalos iránymutatásokat milyen módon ültesse át a gyakorlatba az újonnan beinduló vállalat vezetése. Ebben az időszakban a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy – a szó szoros értelmében – egészséges egyensúlyban legyenek az óvatossági intézkedések és az üzleti megfontolások. Ehhez először is teljes kockázatelemzést kell végrehajtani a vállalati terekre, az egymás közötti interakciókra és a munkafolyamatokra kiterjedően. Amennyiben a vállalat még nem rendelkezik egészségvédelem, biztonságtechnika, környezetvédelem (EBK) folyamatokat támogató megoldással, úgy az intézkedések kialakítása és szigorú végrehajtása komoly feladatot róhat a felelősökre. Ilyen teendők lehetnek a belső szabályok (pl. beléptetéskor történő lázmérés, távolságtartás, gyanús esetek jelentése) és kommunikációs csatornák megalkotása, illetve az ezek használatáról tájékoztató és ezeket ösztönző akciók kivitelezése is. Az egészségügyi kockázatok mérséklésén túl az ilyen rendszereken keresztül biztosítható, hogy a fertőzés esetleges jelei vagy a meghozott szabályok megsértése a leghamarabb tudomására juthasson az illetékes döntéshozónak.

Az SAP Environment, Health and Safety (röviden SAP EHS) megoldása pontosan ezen folyamatok kialakításában és szabályozásában nyújt professzionális támogatást: segítségével elvégezhetőek a kockázati felmérések, végigvezet a protokollok kialakításában, s mindezen túl a vállalati rendszerrel való integráltságának köszönhetően egymaga képes kiváltani a legtöbb nagyvállalatnál akár tucatszám létrehozott incidenskezelő, dolgozói egészség-monitorozó és egyéb alrendszereket. Látván, hogy a koronavírus milyen kihívások elé állította az EBK-s szakembereket, az SAP kedvezményes licenc- és bevezetési konstrukciókkal próbálja segíteni a munkájukat.

Természetesen az SAP EHS korántsem csak a mostani járvány idején fontos mozaikszó: általánosságában elmondható, hogy a dolgozók munkabiztonságával, egészségével valamint a környezetvédelemmel kapcsolatos kockázatok azonosítására, értékelésére és mérséklésére szolgáló rendszer, amely emellett a jogszabályi elvárásoknak való megfelelőség biztosításában is segít, valamint riporting funkcióinak köszönhetően a vezetőség és a hatóság számára is rendkívüli betekintést biztosít az EBK folyamatokba.

2. Ellátási láncok folytonossága

A vállalatoknak fontos felismerniük: amiként saját házuk táján is tapasztalhattak kisebb-nagyobb fennakadásokat, ugyanúgy összes partnerüknél és beszállítójuknál is ugyanez mehetett végbe. Alapanyagok, alkatrészek, félkész termékek érkezésében, minőségében, de akár az igénybe vett humánerő tekintetében is lehettek, illetve továbbra is lehetnek zavarok a hirtelen megnövekedett vagy épp lecsökkent kereslet miatt. Érdemes kihasználni az időszakosan ingyenesen felajánlott hozzáférési lehetőséget az SAP vevőket és beszállítókat összekötő platformjához, az Ariba Discovery platformhoz, ahol bármilyen árura vagy szolgáltatásra felmerülő beszerzési igény szabadon megpályáztatható, a beszállítók pedig jutalékoktól mentesen tehetik közzé az ezekre adott ajánlataikat.

A pandémiás körülmények között éppen azok a cégek állnak a legnagyobb kihívás előtt az ellátási lánc tekintetében, akik az elmúlt években mesterei lettek a hatékonyság maximalizálásának. Azok a cégek, amelyek a készletminimalizálást, a just-in-time rendszerek bevezetését és akár a főtevékenységeik kiszervezését is zászlajukra tűzték, most újra kell gondolják az üzletfolytonossági szempontjaikat. Ehhez jöhet jól az SAP IBP (Integrated Business Planning) tervező megoldása, mely segít az ellátási láncban jelentkező zavarok mielőbbi felismerésében és az ilyen helyzetekre való reagálásban. A megoldás lényege, hogy az ellátási láncban részt vevő – silókban működő – összes külső és belső felet  – vevők, értékesítők és marketingesek, pénzügyesek, készlettervezők, gyártástervezők, beszerzők, beszállítók – összeköti, akik közösen, egy adathalmazon dolgozva alakítják ki az ellátáshoz kapcsolódó működési terveket. Ráadásul május folyamán az SAP IBP-re is 90 napos kedvezményes időszakot hirdet az SAP.

Az SAP IBP megoldás a kormányzati szerveknek is nélkülözhetetlen segítség és digitális platform lehet a pandémiás helyzetben. A megoldás prediktív algoritmusainak köszönhetően könnyedén előre jelezhető a maszkok, védőfelszerelések és egyéb egészségügyi kiegészítők, műszerek iránti igény. Továbbá a készletinformációk és a beszállítóktól kapott adatok alapján arra is hamar fény derül, hogy ezek a szükségletek akár országos, megyei vagy egészségügyi intézmény szinten kielégítésre kerülnek-e, vagy esetleg új beszállítók iránt szükséges néznünk. Utóbbi esetben pedig néhány kattintással beszerzési folyamat indítható az Ariba rendszerben a hiányzó eszközökre.

3. Munkaerő támogatása

A lazítással újrainduló vállalati élet messze nem jelenti azt, hogy onnan folytatná mindenki, ahol abbahagyta: változó szabályok, változó munkahelyi környezet, sokasodó plusz feladatok, és megoldandó problémák teszik próbára a dolgozók kitartását. Ilyen körülmények között különösen nagy figyelmet kell fordítani a dolgozók tájékoztatására, motiválására, feladataik elvégzéséhez szükséges inputok és eszközök biztosítására, munkájuk újraszervezésére. Az SAP Here To Help akciója keretében már áprilisban közzétette az SAP Qualtrics platformján futó ’Remote Work Pulse’ kérdőívet, amellyel folyamatosan nyomon követhető a munkatársak elégedettsége, gyűjthetők esetleges észrevételeik, és azonosíthatók a megoldandó problémák, illetve most a második fázisban a ’Return to Work Pulse’ felméréssel segíti az SAP a vállalatokat a munkarend fokozatos visszaállításában. Az SAP a kkv-k számára ingyenessé tette a távmunka során hasznos együttműködési felületeket, a Ruumot a projekttervezési és -menedzselési feladatokhoz, az SAP Litmost pedig a dolgozók számára szükséges erőforrások, távmunka során hasznos megoldások összegyűjtéséhez és közreadásához, részint oktatóvideók formájában.

Azok a vállalatok, akik a HR folyamataikat még nem tették ki a felhőbe és nem digitalizálták, illetve automatizálták azokat, sokkal nehezebb helyzetben találták magukat a krízishelyzetben. A munka világának alapvető változása nem visszafordítható, így a digitálisan vezérelt és rugalmasabb HR rendszer kialakítása elkerülhetetlen lesz az innovatív vállalatok számára a jövőben. Az SAP HR-menedzsment platformja, az SAP SuccessFactors minden HR feladatra és folyamatra új generációs megoldást kínál: legyen szó a toborzásról, a munkvállalói adatok tárolásáról, a munkavállalók felé irányuló kommunikációról, az utánpótlás kezeléséről, a fejlesztési és tanulási kérdések menedzseléséről, a teljesítménymérésről, a kompenzációs tervek kialakításáról, a munkaerő-vagy a munkaerővel kapcsolatos analitikai feladatokról, riportok készítéséről.

4. Pénzügyi újratervezés

A folyamatok fokozatos helyreállásával a tűzoltás-jellegű, aktuális feladatok helyét egyre inkább át fogja venni az előre tekintő tervezés. A piaci környezet változása szinte minden céget a vállalat teljesítményével kapcsolatos forgatókönyvek újragondolására késztet. A legszerencsésebbek változatlan vagy akár jobb kilátásokkal vághatnak neki a lazítás utáni időszaknak, azonban a legtöbb cég inkább szerényebb forgalomra számít, és eltérő időtávon remélheti a korábbi bevételi szintek elérését. Ilyen körülmények között különösen fontos, hogy egy cég olyan gazdálkodást folytasson, ahol az eladott termékek vagy szolgáltatások a fix költségekre mindenképp fedezetet nyújtanak. Ráadásul a válságjelenségek egyik érdekes ellentmondása, hogy a konjunktúra idején megszokott árakhoz képest számos alapanyag vagy félkésztermék ára a csökkenő kereslet ellenére felfele mozog. Ennek magyarázata éppen az, hogy az állandó költség részarányosan kevesebb eladott terméken oszlik meg, ez pedig szükségszerűen tovagyűrűzik.

A jövedelmezőséget tehát minden vállalatnak újra kell számolni, adott esetben a költségoldalt újrastrukturálva, hogy a reális piaci remények mellett is fenntartható pályán maradjon. Ehhez érdemes olyan innovatív, a mesterséges intelligenciára, gépi tanulásra és más intelligens technológiára épülő vállalatirányítási rendszerekre hagyatkozni, mint amilyen nagyvállalati környezetben az SAP S/4 HANA, KKV szektorban pedig az SAP Business One szoftver. Ezek a megoldások ugyanis automatizálják a beszámolók készítését a pénzügyi időszakok végén esedékes zárásokhoz, valós idejű adatokon alapuló intelligens munkafolyamatokat alakítanak ki az értékesítés folyamatos tervezéséhez és a likviditás dinamikus előrejelzéséhez, a mesterséges intelligencia képességeivel optimalizálják a beszerzéseket és költségeket, felgyorsítják az ügyfélre szabott ajánlatadást és termékkonfigurálást. Emellett a kockázatokat is csökkentik az üzleti szabályok felállításával és monitorozásával, valamint megkönnyítik és követhetővé teszik a szerződések előkészítését, aláírását és kezelését.

Az SAP S/4 HANA ügyfelei használhatják az SAP új generációs jövedelmezőség- és teljesítménymenedzsment alkalmazását, az SAP Profitability and Performance Management (PaPm) szoftvert. Ez lehetővé teszi a vállalat jövedelmezőségének valós idejű elemzését és kezelését, összekapcsolja a pénzügyi- és a működésorientált szemléletet. Az alkalmazás segítségével a működés erőforrásai és kapacitása a szükséglethez igazíthatók.

5. Ügyfélmegtartás

Válság idején a legnagyobb érték a hűség, nem csak beszállítói, munkatársi, hanem vevői oldalon is. Az egy ügyfélen elérhető bevétel, vagy az egy ügyfél megszerzésének és megtartásának költsége sokban függ a vevői elégedettségtől. Az SAP évek óta megkülönböztetett figyelmet fordít az ügyfélelégedettség nyomonkövetésére, SAP Qualtrics platformja kifejezetten erre koncentrál. Minden olyan kvalitatív adatnak jelentősége lehet, ami az értékesítési procedúra során születik, és akár megerősíti, akár megkérdőjelezi a termék és szolgáltatás minőségét, a vevői elégedettséget és a további vásárlással kapcsolatos várakozásainkat. Az SAP a pandémiás időszakban számos kulcsrakész, ingyenes Qualtrics felmérést tett közzé, amivel a vevői lojalitás mérésében és megtartásában kapnak segítséget a vállalatok: többek között a Customer Confidence Pulse vagy a Digital Open Door megoldásokra támaszkodhatnak e téren.

A válság utáni újratervezés egyik mozgatórugója lehet sok cégnél, hogy minél közelebb hozza magához a vevőt, kettős céllal: egyrészt ezáltal szorosabb ellenőrzést gyakorolhat az ideálisan elképzelt kiszolgálási és termékminőségre, másfelől pedig megspórolhatja a termékre rakódó közvetítői felárakat, amivel saját nyereségességét javíthatja, illetve tartalékolhat a vevői kedvezményekre.

A vállalatoknál ezen folyamatok nyomán fel fog értékelődni a marketing, az online értékesítés, az értékesítéstámogatás, valamint az ügyfélszolgálatok szerepe, éppen ezért érdemes e-commerce és marketing-automatizációs megoldásokba fektetni a közeljövőben – az SAP piacvezető megoldásai e területen is támogatni tudják a cégeket.

+1.  Automatizáció

Az innováció válság idején sem állhat le – sőt, akár új lökést is nyerhet. Akár a jövedelmezőségi, akár az ügyfélkiszolgálási, akár a munkabiztonsági megfontolások lehetnek mozgatórugói a vállalatok további automatizációs projektjeinek. Ezek lebonyolításához RPA (Robotic Process Automation) bevezetésre van szükség. Az SAP szakemberei azt jósolják, hogy a rutinszerű feladatok kiváltásához egyre több cég, egyre több munkaterületen veszi majd igénybe mesterséges intelligencia támogatását, hogy a humán munkaerő valódi, összetett problémák megoldására, a vevők magas szintű kiszolgálására koncentrálhasson. Ugyanígy a termelési, logisztikai, de még a fizikai igénybevétellel járó szolgáltatási területeken is várható robotizáció, a humánerőforrás költségek és az emberi hibázás, az adminisztációs terhek, az átfutási idők csökkentése, és a folyamatok egységesítése érdekében.