Ha egy vállalat ügyfeleinek rendszeresen várniuk kell a válaszra vagy nem ismerik a bejelentésük státuszát, az valószínűleg azt jelenti, hogy itt az ideje a folyamatok és az eszközök fejlesztésének, amely által a munkavállalók felszabadulnak az adminisztratív túlterheltség alól.

Andreas Bender – az OTRS konzultációs alelnöke – szerint a különböző méretű vállalatok műszaki követelményei attól függenek, hogy az adott vállalat milyen ágazatban tevékenykedik. Egy informatikai területen működő vállalat sokkal intenzívebben és korábban foglalkozik ezzel a témával, mint a más ágazatokban üzemelő vállalatok, mint a más ágazatokban üzemelő vállalatok, amelyeknél az informatikai igény növekedésével párhuzamosan ez később történik meg. Általánosságban azonban az induló vállalkozásoknak valószínűleg kevésbé van szükségük meghatározott eszközökre, például HR, ITSM vagy ügyfélszolgálati megoldásra. Ezekben a nagyon kis cégekben kezdetben általában minden a hagyományos irodai eszközökön, például az e-mailen vagy a táblázatkezelőkön keresztül fut.

Egy bizonyos ponton az adatmennyiség már nem kezelhető. A kérések kimaradnak. Hibákat követnek el, és a nyomon követés kihívássá válik. Ezen a ponton egy olyan professzionális eszközre van szükség, amely támogatja a belső folyamatokat.

Mennyiben különböznek egy kisebb szervezet igényei a közepes vagy nagyobb méretű cégek elvárásaihoz képest?

A kis- és középvállalkozások általában intenzívebb tanácsadást igényelnek, amikor bevezetnek egy olyan szolgáltatásmenedzsment-eszközt, mint az OTRS: ezeknek a csapatoknak a legjobb gyakorlatok elsajátítása különösen fontos. Ennek az az oka, hogy még nem határozták meg minden folyamatukat. Gyakran a tanácsadóktól kérik, hogy mutassanak egy incidensfolyamatot. A nagyobb vállalatoknak ezzel szemben konkrét elvárásaik vannak, hosszú listájuk van a követelményeikről, és az OTRS nagyfokú rugalmasságát értékelik, csakúgy, mint a rendszer magas automatizáltsági szintjét.

Miért fontos a technológia skálázhatósága a vállalkozások növekedésével párhuzamosan?

Ha az eszközök nem skálázhatók és korlátozottak, akkor a vállalat is korlátok közé szorul. Jó néhány olyan dolog van, amely a vállalatok növekedésével párhuzamosan a technológiára helyezi a hangsúlyt, mint például az automatizált folyamatok, a stabilitás iránti igény, valamint az ágazati változásokhoz való alkalmazkodás képessége – versenyképességének megtartásához a vállalatnak képesnek kell lennie rugalmasan alkalmazkodni az eszközökhöz, a folyamatokhoz és az automatizációhoz.

Honnan lehet tudni, hogy szükség van egy technológia skálázására?

Egy új termék vagy szolgáltatás beszerzésének tervezése esetén nincs szükség rögtön magas szintű automatizáltságra, először is érdemes tapasztalatokat gyűjteni az adott megoldásról.

Egy bizonyos ponton azonban már nem elég egyszerűen birtokolni egy eszközt. A vállalat növekedése érdekében új embereket kell felvennie, felül kell vizsgálnia és kielemeznie a saját folyamatait – ezzel együtt az eszközeit is. A folyamatokat a hatékonyságuk mentén érdemes vizsgálni, meg kell állapítani a szűk keresztmetszeteket, és a feladatokat érdemes teljesen vagy részben automatizálni. A független tanácsadócégek a növekvő kis- és középvállalatoknak segíteni tudnak abban, hogy az üzleti folyamataikat megalkossák és dokumentálják. Egy szoftver vásárlásakor viszont a legjobb választás az, ha a termékét legmélyebben ismerő gyártó lesz a tanácsadó.

A kis- és közepes méretű cégek számára előnyös lehet, ha olyan szoftvert vásárolnak, amely dobozos termékként már előre meghatározott beállításokat és folyamatokat tartalmaz. Az ilyen szoftverek – mint például az OTRS Solution Scenario termékei – már eredetileg is tartalmazzák azokat az egyedi beállításokat és folyamatokat, amelyeket a vállalatok akár változtatás nélkül, akár továbbfejlesztve is alkalmazhatnak.

A Solution Scenariókat nagyon gyorsan, azonnal használható állapotban a megrendelést követő 2-4 órával, az egyébként időigényes tervezési szakasz nélkül telepíteni lehet.

Piaci pozíciójuk megtartása érdekében a vállalatoknak fokozottan figyelniük kell a hatékonyságukra, és ehhez az is hozzátartozik, hogy nem engedhetik meg maguknak azt, hogy elavult eszközöket vagy folyamatokat alkalmazzanak, vagy hogy az ügyfélszolgálatuk túlterheltsége vagy hatékonyságának hiánya miatt az ügyfeleik elvesztését kockáztassák.

Forrás: Computerworld