Miért érezzük úgy, hogy egész nap dolgoztunk, mégsem haladtunk?

Ismerős az érzés, amikor estére tele van a fejünk, fáradtak vagyunk, mégsem tudjuk megmutatni, hogy mi lett a kézzelfogható eredménye a napnak? Sokszor nem a lustaság, hanem a fókuszvesztést okozó rejtett tényezők állnak a háttérben. A következőkben végignézzük, mi történik ilyenkor, és hogyan nyerhetjük vissza a fókuszt egy technológiai középpontú, gördülékeny szemlélettel.

A kontextusváltás rejtett ára

A napunk ritkán szól egyetlen feladatról. Inkább olyan, mint egy böngésző tucatnyi füllel: egy e-mail, egy gyors egyeztetés, közben beugrik egy sürgős ügy, aztán vissza a korábbihoz, de már nem ott tartunk. A kontextusváltás nemcsak időt visz el, hanem mentális energiát is. Amikor feladatot váltunk, az agyunknak újra fel kell építenie, mi a cél, hol tartottunk, mi a következő lépés. Ez pár percnek tűnik, de ha ezt naponta sokszor játsszuk el, a végén úgy érezzük, mintha dolgoztunk volna, miközben a haladás elveszik az átmenetekben.

Ráadásul a kontextusváltás ritkán látványos. Nem lesz tőle piros jelzés a naptárban, nem írjuk fel külön, mégis ott van minden apró megszakításban. Ha szeretnénk érdemben előrébb jutni, elsőként azt érdemes észrevennünk, hogy nem mindig a feladat a nehéz vagy időigényes, hanem az, hogy folyton újra kell kezdenünk.

Az adminisztráció csapdája

Sok munkanap azért tűnik telítettnek, mert rengeteg adminisztrációval van kikövezve. A klasszikus papírmunka mellett ide tartozik minden olyan tevékenység, ami a munka köré épül: státuszfrissítés, riport, visszaigazolás, átvezetés, egy gyors válasz egy üzenetre, majd még egy, és még egy. Ezek külön-külön szükségesek és indokoltnak, együtt viszont elviszik a kreatív, mélyebb gondolkodásra alkalmas idősávokat.

Mi gyakran belecsúszunk abba, hogy az adminisztrációt összekeverjük a produktivitással. Attól, hogy pörögnek a válaszok és készülnek a rövid összefoglalók, még nem biztos, hogy az a feladat halad, amitől valójában könnyebb lesz a holnapunk. Nem szabad hagynunk, hogy a rendszer életben tartása fontosabbá váljon magánál az alkotásnál; ehhez pedig szigorúan külön kell választanunk a rutinfeladatokat a valódi értékteremtéstől.

Miért tűnik el a hatékonyságunk a fájlok között?

A keresgélés az egyik legnagyobb, mégis leginkább alábecsült időrabló. Hol van az a dokumentum, melyik beszélgetésben írták, ki kérte, melyik verzió a friss, hol a korábbi döntés? Ilyenkor a hasznos percek mellett a ritmust is elveszítjük. Mire megtaláljuk az információt, addigra az agyunk már kétszer elkalandozott, és újra vissza kell hoznunk magunkat a feladathoz.

Itt válik kritikussá a jól strukturált környezet: minél kevesebb helyen kell kutatnunk, és minél következetesebb a tárolás, annál inkább kisimul a napunk. A modern digitális rendszerek – legyen az egy központi tudásbázis, egy integrált projektmenedzsment eszköz vagy egy ügyfélszolgálati szoftver – pontosan ezt a súrlódást küszöbölik ki azzal, hogy egyetlen felületen teszik elérhetővé az előzményeket és adatokat. Ha nem kell öt különböző alkalmazás között ugrálnunk a válaszokért, megőrizhetjük azt a mentális lendületet, ami a valódi haladáshoz szükséges.

Amikor a rutin felemészti a haladást

A rutin önmagában nem ellenség: biztonságot ad és stabil keretet biztosít a mindennapoknak. A probléma ott kezdődik, amikor a napunkat elárasztják az ismétlődések: azok a feladatok, amelyek naponta újra felmerülnek anélkül, hogy hosszú távú értéket teremtenének. Ugyanazok a manuális adatmásolások, ugyanazok a körök és mechanikus lépések. Az ilyen napok végére nem a jól végzett munka elégedettségét érezzük, hanem a helyben futás okozta szellemi kimerültséget.

A valódi áttörést az hozza meg, ha képesek vagyunk egy lépéssel hátrébb lépni, és külső szemlélőként vizsgálni a saját munkafolyamatainkat. Fel kell tennünk a kérdést: mi az, ami automatizálható, és mi az, amit egyetlen stratégiai döntéssel kiválthatnánk? Néha egy jól felépített sablon, egy okosan beállított automatizmus vagy a tökéletes hajszolása helyett választott standard is felszabadíthatja azt a mentális kapacitást, amire a valódi építkezéshez szükségünk van.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!