Hogyan és milyen cégeknek segíthet az RPA folyamatautomatizálás?

Egy szervezet teljesítményét nagy mértékben befolyásolják a mindennapok során alkalmazott folyamatok. Amennyiben ezek nincsenek megfelelően kialakítva, számos problémát idézhetnek elő, például nem egyértelmű feladat-, felelősség- és hatásköröket, túlzott adminisztrációs terheket, rossz kommunikációt, az együttműködés hiányát a szervezeti egységek között, szervezetlen döntési mechanizmusokat stb. Mindezek pedig az eredményezik, hogy lelassulnak a folyamatok és a vállalat nem lesz elég hatékony. A céges sikerek eléréséhez ezért elengedhetetlen a folyamatok optimalizálása és automatizálása. Cikkünkben most megnézzük, hogy az RPA folyamatautomatizálás hogyan segítheti a szervezetek életét, mely cégek számára lehet hasznos, és milyen folyamatoknál érdemes alkalmazni.

Mi az az RPA és milyen cégek esetében lehet hasznos a folyamatautomatizálás?

Az RPA (Robotic Process Automation) egy robotizált folyamatautomatizálás, mely lehetővé teszi az olyan hétköznapi és ismétlődő feladatok és folyamatok automatizmusát, amelyek rendkívül sok időt és energiát emésztenek fel. Ezáltal a cégek rengeteg adminisztrációt és munkaórát spórolhatnak meg és növekedhet a szervezet hatékonysága.

Akár a folyamatok optimalizálásáról, akár automatizálásról van szó, a cél, hogy a szervezet minél produktívabb lehessen, fontos azonban kerülni az öncélú folyamat átalakításokat. Első körben a folyamatok megfelelő szervezésére és a határkörök tisztázására van szükség, és csak az optimalizálást követheti az automatizmus. Emellett definiált szervezeti célok kialakítása is szükséges.

Az automatizálást azon cégek esetében érdemes fontolóra venni, ahol:

• meghatározásra került az adminisztratív teendők szükséges szintje, de ezek még mindig túl sok időt és energiát visznek el
• egyes kötelező teendők túl sok kapacitást és fókuszt igényelnek
• a feladatokat munkaerőhiány miatt nem lehet megfelelően elvégezni

Milyen folyamatok automatizálhatók?

Lássuk most, hogy milyen folyamatjellemzők esetén célszerű az automatizálás!

• sok manuálisan végzendő és ismétlődő feladat esetén
• amennyiben nagy mennyiségű adat feldolgozására, kezelésére van szükség
• ha bizonyos folyamatok egyértelmű szabályok szerint történnek
• standardizált, beolvasható bemenetek esetén (pl. excel, word, e-mail, ppt, xml, beolvasható pdf stb.)
• ha automatizálással legalább 2-3 FTE munkamennyiség takarítható meg
• kis eltéréssel vagy alternatív útvonallal rendelkező folyamatoknál
• megfelelő érettségű, stabil, a közeljövőben nem változó folyamatok, rendszerek esetén

Hogyan történik az RPA folyamatfejlesztés?

A folyamatautomatizálással csak megfelelő előkészítés és optimalizált folyamatok esetén érhetők el sikerek. Meg kell határozni a fókuszokat és a potenciálisan érintett területeket, amelyet egy automatizálhatósági alkalmassági vizsgálat követ. Majd a fókuszfolyamatok gyorselemzésére és megtérülés számításra van szükség.

A következő lépésben a folyamatok optimalizálása a cél, valamint egy részletes folyamattérkép készül. Ezután jön a dizájn és a fejlesztés, majd a tesztelés. Ha ezek lezajlanak, jöhet a használatba vétel, valamint az oktatás. A folyamat végül visszaméréssel zárul.

Milyen eredmények várhatók az RPA folyamatautomatizálástól?

Ezzel a megoldással már az első évben megtérülés könyvelhető el abban az esetben, ha megfelelően történt az előkészítés és a folyamatdefiníció. Az RPA megoldások hatékonysága jól mérhető számokban, hiszen egy cégnek akár havi 60-120 óra adminisztratív munkát is felszabadíthatnak, így a munkatársak a monoton és sokszor unalmas feladatok helyett az értékteremtésre összpontosíthatnak. Ez növeli a motivációt, az elégedettséget és csökkenti a fluktuációt. Emellett mérhetően javítható az ügyfélelégedettség.

Szeretné Ön is automatizálni cége folyamatait? Válassza a Proman Consultingot!

A Proman Consulting szakértői díjmentes konzultációval segítenek eldönteni, hogy cégének mely folyamatlépései alkalmasak automatizálásra üzleti megtérülés mellett, illetve igény esetén képesek az optimalizációt, fejlesztést és bevezetést is megvalósítani a kezdeti megtérülés elemzést követően. Válassza az RPA folyamatautomatizálást és növelje szervezete hatékonyságát és teljesítményét!

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!