A Micro Focus szakértői szerint a közös tevékenységeket és az információk megosztását az segíti leginkább, ha a vállalatok fejlett csoportmunka-megoldásokat vesznek igénybe, és támogatják a cégen belüli kommunikáció kultúráját.
A közösen végzett munka hatékonyabb, ezt tudományos kísérletek is bizonyítják. A Stanford Egyetemen végzett kutatás eredményei szerint azok az emberek, akik másokkal együtt dolgoznak, 48 százalékkal hosszabb ideig tartanak ki egy nehezebb feladat mellett, mint azok, akiknek egyedül kell elvégezniük azt. A csoportban tevékenykedők a kísérlet során nagyobb érdeklődést mutattak az egyes teendők iránt, jobban lekötötte a figyelmüket a dolog, ezért jobban is teljesítettek. Egy másik vizsgálat pedig arra a megállapításra jutott, hogy a csoportmunkát elősegítő vállalatok több mint ötször hatékonyabban működnek azoknál a szervezeteknél, ahol ez nem általános.
Rendszerbe foglalva
A Micro Focus szakértői szerint a vállalatok hatékonyan ösztönözhetik a közös munkát modern megoldások segítségével. Napjainkban már számos olyan eszköz létezik, amely lehetővé teszi a földrajzi akadályok lebontását a munkavállalók között, és azonnali hozzáférést biztosít számukra a feladataikhoz szükséges információkhoz. Ezek a megoldások az átláthatóságot is növelik, hiszen a fejlett csoportmunka-rendszerekben egyszerűen nyomon követhető az egyes projektek állása és lépései, és gyorsan megvitathatók az esetlegesen felmerülő kérdések.
Az ilyen eszközök a problémák megoldását is előmozdítják, mivel az adott területen dolgozó kollégák együtt vizsgálhatják meg a nehézségeket okozó elemeket például videókonferencián, közös munkaterületeken vagy megosztott képernyőkön keresztül, és közösen ötletelhetnek a megoldáson. A csoportmunka-megoldások szintén támogatják a krízisek kezelését azzal, hogy minden, a szervezeten belül érintett fél egy felületen, valós időben hozzáfér a vészhelyzetek kezeléséhez szükséges információkhoz és erőforrásokhoz.
Ahhoz, hogy az alkalmazottak megfelelően tudjanak kommunikálni, a szervezeteknek lépést kell tartaniuk a trendekkel és a technológiai fejlődéssel, illetve a felhasználói szokások változásával. A mai munkavállalóknál már teljesen általános, hogy az irodán kívül, útközben vagy otthon is dolgoznak egy-egy projekten. Ezért olyan csoportmunka-megoldást érdemes alkalmazni, mint például a GroupWise-ra épülő Enterprise Messaging, amely bármikor, bárhol és bármilyen eszközön, például asztali gépen, laptopon, tableten és okostelefonon is egyszerűen, de biztonságosan használható.
A Micro Focus megoldása biztonsági funkciókkal és katasztrófa-helyreállítási képességekkel védett levelezést kínál, a gyors üzenetváltáshoz pedig chat funkciót is magában foglal. Ennek köszönhetően minden olyan szolgáltatást tartalmaz, amelyre szükség lehet a hatékony és biztonságos, az előírásoknak is megfelelő vállalati kommunikációhoz.
Meghatározott keretek között
A Micro Focus szakértői szerint azonban a vállalatoknak nem elég csupán az alkalmazottak rendelkezésére bocsátaniuk az eszközt. Meg kell teremteniük a kommunikáció kultúráját és megszüntetniük azokat az akadályokat, amelyek megzavarhatják az együttműködést. Érdemes világossá tenni a munkavállalók előtt a csoportmunkával kapcsolatos elvárásokat és célokat, illetve megosztani a tudást és az erőforrásokat.
Ezeket az információkat ajánlott rögtön az érkezésükkor átadni az új munkatársaknak az onboarding vagy a betanítási folyamat részeként. A munkaköri leírásba is célszerű belefoglalni, mely feladatokat kell másokkal közösen elvégeznie az illetőnek, és pontosan milyen szerepek hárulnak rá az együttműködésben.
A hatékony csapatmunka alapja az őszinte kommunikáció. Ha olyan környezetet teremtünk, amelyben az alkalmazottak nem tartanak az ítélkezéstől, könnyebben beszélnek nyíltan, és lelkesebben közlik új ötleteiket. Hasznos továbbá, ha megfelelő környezetet alakítunk ki az információk megosztásához a fizikai és a virtuális térben egyaránt, amelyen keresztül eszmecserét folytathatnak, megvitathatják a sikereket és a hibákat, és konstruktív visszacsatolásokat adhatnak egymásnak.