Idén a Szegedi Tudományegyetemen már chatbot segíti a hallgatókat a beiratkozás sokszor rögös folyamatában.

A RoboRobo rendszerével nem egy beiratkozási “térképet” kapnak a diákok, hanem egy igazi AI GPS-t: a chatbot beiratkozási asszisztensként személyre szabottan készíti el a feladatlistát a hallgatók számára.

A Szegedi Tudományegyetem a hazai felsőoktatási intézmények közül elsőként vezette be a chatbotot a beiratkozási folyamatok egyszerűsítése érdekében. A magyar felsőoktatási rendszer minden hallgatója szinte befogadhatatlan információ mennyiséggel találja szemben magát már az első szemeszter megkezdése előtt. Ez nem volt másként az SZTE-n sem: a régi rendszerben a hallgató egy „térképet” kapott csupán, amelyen az ő dolga volt az eligazodás. Az egyetem vezetése azt tapasztalta, hogy az eligazodás külső segítség, a felsőbb évesek támogatása nélkül akár komoly akadályba is ütközhet, nehéz a navigáció az adminisztratív teendők sűrűjében. Mindezen problémákra kínál kiváló megoldást a RoboRobo által fejlesztett UNY Todo beiratkozási chatbot.

Mivel a chatbot működtetéséhez csupán a Facebook Messenger szükséges, így a felhasználók könnyedén, plusz alkalmazások letöltése nélkül találnak választ kérdéseikre. Ezzel csökken a Hallgatói Szolgálat leterheltsége, a chatbot átveszi az ügyfélszolgálat bizonyos szerepét.

De miért is fontos ez egy felsőoktatási intézmény számára?

Szakál Péter – oktatási igazgató (SZTE)

“Az SZTE elkötelezett a hallgatók sikeressége mellett. Sokféle élethelyzetből érkeznek hozzánk, és folyamatosan olyan digitális megoldásokat vezetünk be, amik többek között kényelmesebbé teszik az adminisztratív feladatok közötti eligazodást. Külön öröm, hogy a hallgatók partnerek voltak a fejlesztésben, rengeteg visszajelzést és jó ötletet adtak a megvalósításhoz!”

– válaszolt kérdésünkre Szakál Péter, az SZTE oktatási igazgatója. Elmondta, hogy a hallgatói elégedettség számukra kiemelten fontos, így számos egyeztetés és fejlesztés után a hallgatók egy olyan innovatív megoldással találkozhatnak az SZTE-n, amely teljesen egyedi a piacon. 

A chatbot két fontos célt szolgált: az egyik a már fent is említett egyetemi dolgozók tehermentesítése, a másik pedig, hogy csökkentsék a hallgatók lemorzsolódását. Azért is tartották kiemelt projektnek a chatbot bevezetését, mert néhány hallgató már az egyetem megkezdése előtt lemorzsolódik, pontosan ezen akadályok miatt: nincs közvetlen segítségük a kezdő lépéseknél, ezáltal hamar el is vesznek a rendszerben.

Ismerjük meg a rendszer moduljait!

 A chatbot fő modulja a Személyre szabott todo lista generáló, amelyet több módon is elérhetünk. Az egyik elérési útvonal a sikeres felvételt közlő e-mailben kiküldött chatbot link. Erre kattintva már automatikusan felismeri a rendszer, hogy melyik karról érkezik a felhasználó, így egyedi, kar specifikus feladatlistát generál a számára.

 A másik módja a chatbothoz való eljutásnak, ha a TODO/ SZTE+ Facebook oldalon az üzenetküldés gombra kattintva indítjuk el az alkalmazást. Ebben az esetben a feladatlista megnyitása után van egy plusz lépés: a hallgatónak ki kell választani, hogy melyik karon tanul, ez után pedig megérkezik a todo listákhoz, ahol aktiválhatja azt, ami számára szükséges.

 A fejlesztés célja az volt, hogy egy folyamaton vezesse végig a Hallgatót, hogy láthassa a logikai kapcsolatokat azok között a teendők között, amiket el kell végeznie. Az elvégzett feladatokat kipipálva újabb és újabb lépések feloldására van lehetőség. A feladatokon túl kérdések is segítik a hallgatók útját, az ezekre adott válaszok elágazásként működnek, ahol további teendők várják őket. A feladatokból mindig csak annyit látszik, amennyivel épp foglalkoznia kell a hallgatónak, így fókuszban maradnak a teendői. Minden todo és kérdés rendelkezik egy saját adatlappal, ahol további hasznos információk találhatóak, sőt saját “Gyakori kérdések” lista is elérhető.

Felsőoktatási chatbot intelligencia

A chatbot rendelkezik egy másik úttörő funkcióval: ez a Felsőoktatási chatbot intelligencia modul. Egy kutatást követően összeállítottunk egy olyan rendszert, ahol a leggyakrabban felmerülő kérdésekre nem az egyetemi dolgozók, hanem már egy chatbot tud válaszolni. Elég egy üzenetet írni a chatbotnak, és ezekre a kérdésekre azonnali választ nyújt a rendszer, kiderül, hogy hogyan kapjuk meg a Neptun jelszavunkat, melyik kollégiumba tudunk jelentkezni vagy mikor lesz végre a várva várt gólyatábor. Olyan anyagi vonzatú kérdéseket is feltehetünk, mint például, hogy mennyibe kerül a kollégium, mi az a szoctám és kaphatunk-e ösztöndíjat. 

Dr. Kocsis Lilla – távoktatás fejlesztési projektvezető (SZTE)

“Hallgatóbarát egyetemként olyan digitális alkalmazásokkal szeretnénk megkönnyíteni a hallgatók boldogulását, amelyek közel állnak hozzájuk, és a mindennapjaikban használt és jól ismert eszközökkel elérhetőek. Több idő maradhat így az egyetemi élet izgalmas történéseire.”

A chatbot alkalmazás nem csupán a hallgatók, hanem az Hallgatói Szolgáltatói Irodán dolgozó kollégák életét is nagyban megkönnyíti majd idén és a következő tanévekben is. Mi sem mutatja ezt jobban, minthogy a chatbot indulását követő 10 napon belül a frissen felvett SZTE-s hallgatók több, mint 50%-a használta a Todo chatbot asszisztenst. A rendszernek köszönhetően beiratkozási folyamatuk pedig egyszerűbbé és nagy mértékben átláthatóbbá vált. Az alkalmazás az egyetemi igények, és a hallgatók visszajelzései alapján is folyamatosan bővül, így a beiratkozáson túl a chatbot rendszerében több különböző feladatlista is létrehozható. Ezzel az SZTE számára nyitott a lehetőség további folyamatok megvalósítására is. 

A chatbotot az SZTE-s hallgatók itt érhetik el: http://m.me/sztetodo/