Gondolkodtál már azon, hogyan is függ össze a távmunka, a home office a dokumentumok digitalizálásával? Ha belegondolsz, akkor rengeteg pozitívuma van annak, ha nem kell a papíralapú dokumentumok között keresgélni, hanem csak a szervereken vagy a felhőben tárolt anyagokat kell megtalálni a megfelelő mappákban.
Ezek megnyitása után már kezdődhet is az információk feldolgozása, rendszerezése, azaz az érdemi része annak, amire egy munkavállalót alkalmaznak.
A digitalizálással szabadabbá válhatsz
Persze a papíralapú dokumentumoknak sem fordíthatunk csak úgy hátat. Az OfficeMarket.hu irodaszer webáruház irodatechnikai eszközök széles választékát kínálja, amelyekkel az irodai folyamatok még hatékonyabban bonyolíthatók.
Ugyanúgy, mint a digitális adatok között, az előírások szerint eredeti formában, papír alapon is megőrzendő anyagok között is érdemes rendet tartani és azokat megfelelő körülmények között tárolni. Ebben segíthetnek ezek a modern felszerelések.
Hiszen nem szabad, hogy elvesszen például a munkaviszonnyal kapcsolatos sok-sok irat, a fontos szerződések vagy a hivatalokkal folytatott levelezés dokumentumai. Persze ez nem jelenti azt, hogy ezekről az eredetikről ne készülhetnének digitális példányok, amelyeket akár távolról is el lehet érni, ha kell. Érdemes hát kihasználni a digitalizálásban és a digitális dokumentumokban rejlő előnyöket.
Könnyen hozzáférhetők és kereshetők
A dokumentumok digitalizálásának talán az a legnagyobb előnye, hogy sokkal egyszerűbben kereshetők. De az is nagyon népszerűvé tette az alkalmazásukat, hogy nagyon sok helyről lehet hozzájuk férni. Szinte ma már bármilyen eszközről: telefonról, tabletről vagy internet-csatlakozással rendelkező számítógépekről, de akár laptopokról is.
Ezzel szemben a papír doksikat polcokon, mappákban kell tárolni, és fizikailag egy térben kell lenni velük ahhoz, hogy fel lehessen a bennük lévő adatokat használni. És ebből következik a digitalizáció következő nagy előnye: a helytakarékosság.
Ha a virtuális térben vannak az anyagok, akkor a fizikai tárolási igény elenyészővé zsugorodik. A papírral szemben ennek nem kell sok hely.
Kevesebbe kerül és védi a környezetet
Talán már ebből is tökéletesen világos a számodra, hogy miért érdemes a digitalizációba fektetni. Ha egyszer valaki rászánja magát, jelentős költségcsökkenést érhet el így. A digitális dokumentumok kezelése, tárolása és fenntartása ugyanis lényegesen olcsóbb, mert nem kell olyan dolgokra költeni sokat, mint a papír, a tintapatron, a tárolóhely, a mappák, az irattartók és hasonlók.
A papírmennyiség megtakarítása is nagyon jelentős, ami hozzájárul a fenntarthatósághoz. Nem kell annyi fát kivágni.
Ha belevágnál a papíralapú dokumentumok digitalizálásába, szükséged lesz egy szkennerre, valamint egy megfelelő szoftverre, és már indulhat is a munka. A file-okat pedig csak a jogosultak érik majd el.
További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!