A tudatos tervezésben nem szabad megfeledkezni az emberi faktorról – ez a legfőbb üzenete a karantén időszakában indított SAP vállalati podcastnak, melyben magyar cég- és intézményvezetők vallanak őszintén a járvány kitörése idején hozott döntéseikről, különösen az informatikai és szervezeti jellegű változtatásokról. Bár mindenhol nagy mértékben támaszkodtak a hálózati infrastruktúrára, a jövőre nézve nagy tanulság, hogy az emberi igényeket szinte sehol sem lehetett kihagyni a képletből.

Öt adással zárta első évadát az SAP Morning Talk podcast, melyet az SAP Hungary még a karanténidőszakban indított el.

„Kettős céllal tettük ezt, egyrészt, hogy lehetőséget adjunk ügyfeleinknek, hogy kötetlenül vallhassanak az SAP-termékekhez kötődő személyes benyomásaikról, másrészt pedig, hogy egymástól távollevő munkatársainknak visszacsatolást adjunk arról, hogy milyen sokféle kihívást és választ szül ugyanaz a helyzet, jelen esetben a járvány és az ahhoz kapcsolódó korlátozások”

– mondja Pintér Szabolcs, az SAP Hungary ügyvezető igazgatója.

A vezetők beszámolóiból kirajzolódik, hogy mindenhol a saját dolgozók védelme volt az elsődleges, ezt követően azonban mindenkit az foglalkoztatott, hogy ha mégis csökken átmenetileg a hadrafogható állomány, a szolgáltatásminőségre ez akkor se nyomja rá a bélyegét.

Szájmaszk és laptop

„Eleinte mi voltunk a fekete bárányok”

– mesélte Pomázi Gyula, a Szellemi Tulajdon Nemzeti Hivatala elnöke, arra utalva, hogy bár az államigazgatási szervek körében az az általános döntés született, hogy nem kockáztatják működésük folytonosságát a távmunkára való átállással, az SzTNH saját hatáskörben mégis megtette ezt. Ennek oka profán módon személyes tapasztalat volt, mégpedig az, hogy február elején egy olasz sípályán kényszerült önkéntes karanténra egy hivatali dolgozó. Ennél fogva sokkal nagyobb figyelemmel követték a nemzetközi híreket, majd pedig bőven a hazai begyűrűzés előtt már felállt egy krízis-team. A kockázatfelmérést követően kialakított pandémiás tervben kidolgozták a hivatal informatikai és foglalkoztatási stratégiáját, és többek közt a hirtelen pótolni szükséges dolgozói laptopokat is bőven a hazai roham előtt tudták beszerezni.

A laptopok elérhetőségét jelölte meg kritikus pontként Fritsch Róbert, a Fővárosi Vízművek Zrt. informatikai igazgatója is. Egy kritikus infrastruktúra informatikai gazdájaként annyiban könnyebb helyzetben volt, hogy a korábbi években a madárinfluenza kapcsán már kidolgoztak olyan üzletfolytonossági tervet, ami nem csak pandémiás, hanem egyéb katasztrófahelyzetekre is alkalmazható. Így március elején már készen álltak a most aktuális stratégiai döntésekkel. Viszont a távmunkába küldött 600 munkatársból 150-en jobb híján még az irodai munkaállomással mentek haza, a laptopok beszerzésével csak később érték utol magukat.

Ennél is nagyobb léptékű gyorsított eszközbeszerzést kellett végrehajtania a Magyar Közút Nonprofit Zrt.-nek. Mint Szilvai József Attila vezérigazgató elmondta, a társaság rövid időn belül megháromszorozta az otthoni munkavégzésre alkalmas végpontjai számát, így az egyébként már korábban is digitális forgalomirányítási és tájékoztatási rendszerek távoli menedzsmentje új fokozatba lépett. Miközben ezer fölötti munkavállaló otthonról dolgozott, a közutak kezelését végző fizikai állomány esetében a műszakváltások eltolásával oldották meg, hogy egymással ne érintkezhessenek a 12-48-as munkarendben foglalkoztatott brigádok.

Noha a hazai gyógyszerdisztribúció jelentős forgalmát bonyolító Hungaropharma Zrt. is stratégiai fontosságú szereplője volt a karantén időszakának, Nagy Andor informatikai igazgató nem élte meg rendkívüli helyzetként az elmúlt hónapokat.

„Azt szoktam mondani, hogy a Hungaropharma inkább logisztikai cég, semmint egészségügyi cég”

, ebből következően inkább egy forgalomszervezési feladatként látták ezt az időszakot, és az egészségügyi kihívás inkább csak a dolgozók védelmének szintjén, valamint az új slágertermékek (maszkok, kesztyűk, fertőtlenítők) készletezésében jelent meg, ugyanakkor ezeknek kevés informatikai vetülete volt. Az informatikai rendszerük megfelelő méretezettségének köszönhetően bírta a patikák sűrűsödő rendeléseit, és a kiszolgálásnak nem az IT, hanem a fizikai korlátok szabtak határt.

Természetesen a laptopok kiosztása önmagában még nem garancia a sikerre. A Hungaropharmánál a vállalatirányítási rendszer új moduljainak éles bevezetése során ismerték fel, hogy ez sokkal kevésbé működőképes távmunkában, minimális létszám szükséges házon belül, hogy a valódi árumozgás és annak digitalizált leképezése között a tesztidőszakban is meglehessen a kontroll. Ráadásul az első határidőt el is kellett halasztani, ugyanis akkoriban éppen minden kézre szükség volt a megugró rendelések kiszolgálására.

Tanulság, amire akár már holnaptól szükség lehet

Az SAP a podcast sorozatban arra is kíváncsi volt, hogy a meginterjúvolt vezetők mit tanácsolnak a jövőre nézve, illetve milyen sarokszámokat tartanak fontosnak egy szervezet pandémiás felkészültségének monitorozására. Az eszközellátottságot, és azok használatához kapcsolódó hatékonyság mérhetőségét többen is fontosnak tartották, valamint kiemelték, hogy a döntéselőkészítéshez mindig szükségesek vezetői információk, amik leginkább integrált vállalatirányítási rendszerekből nyerhetők ki. Ráadásul ezek azok a fejlesztések, amiket képtelenség tűzoltásban végrehajtani, ezek nem pótolhatók egyik napról a másikra, ezeket békeidőben kell kiépíteni. Dr. Dietz Ferenc, a Budapesti Gazdasági Egyetem kancellárja is azt hangsúlyozta, hogy a korábbi években végrehajtott digitális fejlesztések és a hozzájuk kapcsolódó képzések adtak biztos alapot arra, hogy a távmunka – és esetükben speciálisan a távoktatás – beindítása sikeres lehetett, így voltaképp náluk már nem volt szükség hirtelen digitális kultúraváltásra. Fritsch Róbert szerint egy integrált rendszer egyes moduljaira elköltött pénz sokkal jobban megtérül, mint ha mindenféle öröklött, egymástól független rendszerek frissítésére, összehangolására és kényszerű integrációjára menne el az energia.

Szilvai József Attila a járványügyi helyzethez való alkalmazkodásukat sikeresnek értékelte, de elismerte, hogy természetesen mindent lehet jobban csinálni, ezért bizakodó a folyamatban lévő SAP SuccessFactors bevezetését illetően, ami a munkaerő menedzselésében és a munkaerőhatékonyság mérésében hoz további javulást.

„Ha visszamehetnék az időben, még jobban felkészülnék erre a home-office-os világra, hogy ezek a rendszerek minél inkább integráltak és automatizáltak legyenek.”

– mondta a Magyar Közút vezérigazgatója.

Változást a Hungaropharma életében is hozott azért a járvány. Míg korábban fő mutatószámként a rendelések számát követték, melyben átlagosan néhány doboz szerepelt csak, a járvány idején átálltak a dobozszám követésére, hiszen az hitelesebben tükrözte a valós igények alakulását, tekintve, hogy megugrott az egy rendelésen belüli dobozok száma.

„Ha élére ugrasz a változásnak, nézd meg, hogy követnek-e”

Többen is felhívták a figyelmet arra, hogy az adott szervezetnek tekintettel kell lennie ügyfelei és partnerei igazodási képességeire is, hogy ne menjen a digitalizáció az ügyfélkapcsolat rovására. Még ha most nagy ugrás ment is végbe a digitalizációban, megvannak a praktikus, illetve kulturális korlátok – figyelmeztetnek a cégvezetők. Az SzTNH esetében például nemzetközi szabályok írják elő, hogy a papíron érkezett szabadalmi beadványokat is be kell fogadni, azokra papíron is kell válaszolni.

„Van egy bizalmatlanság, különösen az egyéni feltalálók körében, hogy nem szeretnék az online térbe beküldeni beadványaikat”

– mesélte Pomázi Gyula. A fizikai kapcsolat fenntartásának fontosságát hangsúlyozta Fritsch Róbert is: a Fővárosi Vízművek ügyfélszolgálati irodája heti egyszer nyitva tartott, és valóban fontos ügyekkel érkeztek azok, akiknek nem volt módjuk online ügyintézésre. De természetesen a telefonos és az online csatornákon is éreztette hatását a járványhelyzet:

„Általában betelefonálnak egy csőtörés miatt hatvanan, most volt, hogy hatszázan”

– érzékeltette a felfokozott hangulatot Fritsch Róbert. Az SAP moduljai közül legfrissebben bevezetett chatbot is jól vizsgázott.

„Arra számítottunk, hogy havonta lesz ezer beszélgetés, most hetente van ennyi”

. A hallgatói ügyfélszolgálaton fokozódó nyomást említette ugyancsak egyik kihívásként a Budapesti Gazdasági Egyetem kancellárja is. Itt is a chatbot lesz hivatott arra, hogy növelje a hallgatói elégedettséget és csökkentse a munkatársak leterheltségét.

A karantén alatt sok cég dolgozói szerették meg a távmunkát, és ezt különösen ott vették jó néven, ahol a munkaerőhatékonyság mérése visszagazolta, hogy helyes az irány a kétlakiság engedésére.

„Azt már most eldöntöttük, hogy hosszabb távon csökkenteni fogjuk az irodaterület méretét”

– meséli Fritsch Róbert, hozzátéve, hogy a bérelt területnek várhatóan negyedéről mondanak le. Ugyanakkor azt elismerte, hogy az ehhez kapcsolódóan kilátásba helyezett közös dolgozói terek kialakítása egyelőre megosztja a munkatársakat, mert még az is, aki otthonról szeret dolgozni, ragaszkodik a saját sarkához, ha bemegy az irodába. Fontos tehát, hogy mind az ügyfelek, mind pedig a munkatársak valódi reakcióira fel legyen készülve egy szervezet, hiszen nem csak a forgalom, vagy az ellátási lánc állapota miatt kritikus egy ilyen időszak, hanem emberileg is, amit ugyanúgy szondázni kell. Erre megfelelőek az ügyfélkapcsolati mérőszámok, illetve az ügyfélélmény nyomon követése, amire az SAP partnerei általában a Qualtricsot használják eszközül.

Mindazonáltal a megkérdezett vállalatvezetők már túlvannak az eltelt időszak értékelésén, és az alapján bizakodóak a további változásokat illetően.

„Jó volt látni, hogy micsoda kreativitás szabadult föl, egy csomó új, irányítást vagy vezetést segítő megoldás érkezett, ebben az informatika elől járt.”

– emlékezett vissza Pomázi Gyula.