Tippek

Felesleges meetingek, rosszul elmentett dokumentumok keserítik meg a hazai irodai dolgozók életét

Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása egyebek közt arra keresett választ, hogy a hazai fehérgalléros dolgozók napi munkavégzését milyen olyan tényezők hátráltatják, amelyek akár kiégéshez is vezethetnek.

Számos dolog hathat arra, hogy a munkavállaló mennyire érzi jól magát a munkahelyén és milyen mértékben fenyegeti a kiégés veszélye. E tényezők közé tartozik, hogy megfelelően van-e megszervezve a munka, mennyi idő megy el felesleges értekezletekre, hogyan találnak utat a jó ötletek, továbbá az, mennyire hatékony a cégen belüli információáramlás és ennek hogyan tud részese lenni maga a dolgozó.

Többek között ezekre a kérdésekre válaszol Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása^[1], a Nagy Produktivitás Körkép, melyben 1000 fehérgalléros dolgozót kérdeztek, mennyire látja hatékonynak saját munkáját és cége működését. Az online felmérést a feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF készítette az NRC piackutató közreműködésével.

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna

„Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna” – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A megkérdezettek közel kétharmada legalább heti 1-2 alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti 3-4 találkozót is inkább e-maillel váltana ki.

E téren a frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti 1-2 meetinget tart időpocsékolásnak. A legritkábban az IT-fejlesztésen és programozásban dolgozók panaszkodnak a felesleges találkozókra, a leggyakrabban pedig a hagyományosan állandó időnyomás alatt dolgozó menedzserek.

A felesleges meetingek versenyében az építőipar vezet, ahol 10-ből 9-en élnek át hetente felesleges értekezleteket, a mezőgazdaságban viszont egyenesen többségben vannak, akik minden esetben pótolhatatlannak tartják a személyes meetingeket.

„A személyes találkozóknak bizonyos esetekben jelentős hatása lehet egy cég életében, sok helyen azonban egyfajta hagyomány alapú automatizmus diktálja az összeülést akkor is, amikor nincs rá szükség”

– mondta Gáspár Attila, a META-INF társügyvezetője.

„Régen a kevésbé fontos meetingekre is volt idő, ma viszont akkor teszünk jót a kollégáinkkal, ha inkább megkíméljük őket tőlük. Ehhez nem csak az ismert online eszközök állnak rendelkezésre, de azok a távolról elérhető kollaborációs platformok is, ahol az állandó meetingelés helyett aszinkron módokon tud folyni a közös munka.”

Amitől mindenki kiég: nincs meg a dokumentum

A munkavégzés természetes flow-ját nemcsak az időrabló meetingek akasztják meg, de az is, ha nincs kéznél az éppen a szükséges információ.

A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát, minden huszadik válaszadónak 2-3 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, e-mailek, fontos információt tartalmazó anyagok után kutat, melyekre sürgősen szüksége lenne. Meglepő, hogy a legrosszabb helyzet éppen azoknál az 500 főnél nagyobb cégeknél tapasztalható, ahol feltételezhetnénk, hogy profi dokumentumkezelési rendszerek állnak a dolgozók rendelkezésére.

„A rosszul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk abból a lendületből és flow-ból, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek, valamint tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni”

– mondta Gáspár Attila.

Elakadó üzenetek, fiókba szorult ötletek

A belső kommunikációs akadályok is jelentős problémát okoznak a dolgozóknak. A magyar fehérgallérosok csaknem ötöde úgy érzi, hogy kimarad a vállalati információs körforgásból, és nem értesül időben a fontos eseményekről. A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid után hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a kutatás szerint a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről.

„Nemcsak az üzlet számára veszteség, ha az ötletek a fiókban maradnak, de a dolgozók motivációjára is károsan hat. Ez pedig hosszú távon a munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének gyengüléséhez is vezethet. Az alkalmazottak lojálisabbak azokban a szervezetekben, ahol azt érzik, hozzájárulhatnak a cég alakulásához, fejlődéséhez. Ez önmagát jó értelemben gerjesztő folyamatot szül: azokban a szervezetekben, ahol szorgalmazzák az alulról jövő ötletek beépítését, ott nyitottabbak a munkavállalók az innovációra, könnyebben megküzdenek a változásokkal, aminek köszönhetően hosszútávon nő a cég versenyképessége”

– mondta Ádám Annabella, a BeBalanced Pszichológiai Pont munka- és szervezetpszichológusa.

Nem segít a helyzeten az sem, hogy a válaszadók 56 százaléka saját bevallása szerint a munkaideje legalább 10 százalékában olyan munkát végez, amit egy nála alacsonyabb képzettségű, kevesebb tapasztalattal rendelkező kolléga is el tudna látni. E kör több mint negyede munkaidejének legalább 40 százalékát tölti képességeinek, képesítésének nem megfelelő munkával. E téren az átlagosnál rosszabb helyzetben vannak a nők, a 40 év alatti korosztály, az 500 főnél nagyobb vállalatnál dolgozók, valamint többek közt az egészségügyben, a közigazgatásban, a kiskereskedelemben és a mezőgazdaságban foglalkoztatottak.

„A kutatásban vizsgált összes tényező növeli a kiégés kockázatát, ugyanakkor egyénenként változik, melyik munkavállaló mely faktorokra lesz érzékenyebb. Ha a szervezet szeretné megőrizni és növelni a munkahelyi jóllétet és elkötelezettséget, érdemes áttekintenie, mely tényezők orvosolhatók ezek közül és azokon a területeken változtatniuk. Ha valamelyik faktor külső hatás miatt nem iktatható ki – például az ügyfél ragaszkodik a gyakori meetingekhez –, a szervezet közvetve belső képzésekkel vagy fejlesztésekkel továbbra is tud támogatást nyújtani a munkavállalóinak abban, hogy képesek legyenek rugalmasan reagálni a stresszre, és ne érezzék magukat kiszolgáltatottnak vagy tehetetlennek”

– összegezte Ádám Annabella.

„Nagyon fontos, hogy a csapatok működése jól definiált legyen. Ez magában foglalja a munkavégzéshez szükséges platformok egységes használatát, a jól működő kommunikációs és döntéshozatali folyamatokat, valamint a csapattagok egyéni felelősségének és hatáskörének tisztázását. A tehetséges kollégák, a hatékony eszközök és megfelelően strukturált csapatmunka együttesen biztosíthatják a magasabb produktivitást, a jobb munkahelyi légkört és a mentális jóllét növekedését a magyarországi irodai dolgozók körében”

– tette hozzá Gáspár Attila.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Related Topics:dokumentumok email felmérés hazai irodai magyar magyarország munka

Up Next

Megújulnak a Vodafone mobil tarifacsomagjai

Don't Miss

Mesterséges intelligencia a luxusiparban

Tippek

Így védheti cége pénzügyeit hatékonyabban a kibertámadásoktól

A K&H Bank közel fél éve segíti vállalati ügyfeleit egy teljesen költségmentes biztonságtudatossági kezdeményezéssel, amely október végéig tart.

A program célja, hogy a cégek könnyebben felismerjék és kezeljék a digitális fenyegetéseket, miközben erősítik saját kiberbiztonsági felkészültségüket. Az akció három, egymást kiegészítő elemből épül fel, amelyek a gyakorlatban is jól hasznosítható tudást adnak.

A kezdeményezés egyik alappillére a Mastercard által fejlesztett My Cyber Risk megoldás, amely segítségével a vállalkozások feltérképezhetik és rangsorolhatják weboldaluk és nyilvános alkalmazásaik sérülékenységeit. A szoftver több mint 40 szempont alapján, kilenc biztonsági területet lefedve értékeli a kockázatokat. Noha maga a megoldás költségtérítéses (60 euró), a K&H ügyfelek egy speciális kuponkód használatával egy évig térítésmentesen férhetnek hozzá.

A második elem egy interaktív, történetalapú tanulási forma, amely játékos feladatokon keresztül ismerteti a felhasználókkal a kiberbiztonság alapjait. Éles helyzetek szimulációi során megszerzett tudásukat teszttel ellenőrizhetik.

A harmadik pillért hírlevél-sorozat adja, ami bemutatja és elmagyarázza a legjellemzőbb visszaélési módszereket és tippeket ad azok elkerülésére. A gyakorlati tanácsok mellett a bank saját, biztonságosabb mindennapi pénzügyekhez kapcsolódó funkcióit is bemutatja. A hírlevél előfizetői egy online szakmai konferenciára is meghívást kapnak.

„Tapasztalataink szerint nemcsak a kiberbiztonság társadalmi jelentősége, hanem az ügyfelek érdeklődése is számottevően megnőtt a témában, ezért döntöttünk úgy, hogy a biztonságos IT technológia használatában megszerzett széleskörű tudásanyagunkkal támogatjuk vállalati ügyfeleinket. Az elmúlt időszakban a pénzügyi visszaélések már a vállalati ügyfélkört sem kímélik, akár 10-100 millió forint értékű csalási kísérletek is előfordulnak. Mivel ezek jellemzően erős ügyfélhitelesítéssel jóváhagyott tranzakciók voltak, kiemelten fontos a közös védekezés banki és ügyfél oldalon egyaránt. Hisszük, hogy a megelőzés és a felkészültség az első védelmi vonal a digitális fenyegetésekkel szemben, ezért segítjük ügyfeleinket abban, hogy magabiztosabban mozogjanak az online térben”

– mondta el Bodor Tibor, a K&H vállalati üzletágának vezetője.

„A kiberbűnözők folyamatosan keresik akár a legkisebb réseket is a digitális védelemben – függetlenül attól, hogy kisvállalkozásról vagy nagyvállalatról van-e szó. A biztonságos működés ma már elképzelhetetlen a rendszereink állapotának pontos ismerete nélkül. A K&H Bankkal közösen azon dolgozunk, hogy a magyar vállalatok valós képet kapjanak arról, milyen sebezhetőségek (pl. elavult szoftverek, lejáró tanúsítványok) látszanak róluk a kibertérben, és hogyan tudnak ezekre időben reagálni. Célunk, hogy a digitális világban is magabiztosan és biztonságosan növekedhessenek”

– mondta Nemes Máté, a Mastercard kibervédelmi szolgáltatásokért felelős igazgatója.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Szeptember 8. Az Írni-olvasni tudás világnapja – ma már a digitális tudás is az írástudás része

Szeptember 8-a, az Írni-olvasni tudás világnapja emlékeztet minket arra, hogy az írástudás ma már nem csupán az olvasás és írás elsajátítását jelenti, hanem a digitális készségek megszerzését is.

Ezek az ismeretek azért elengedhetetlenek, mert lehetővé teszik, hogy az emberek biztonságosan és tudatosan használják az online lehetőségeket. A Lynnaider Akadémia ezért a jövedelemszerzés lehetőségén keresztül közelíti meg a digitális készségfejlesztést: így kézzelfoghatóvá válik, miért érdemes elsajátítani az új kompetenciákat, hiszen a tudás konkrét eredményekhez vezethet. Éppen erre épít a most magyar nyelven elérhető program, amely 9 bevált, online jövedelemszerzési technikát mutat be, kezdők számára is érthetően, reflektorfény nélkül.

A Lynnaider Akadémia alapítójának legutóbbi, több mint 200 főt érintő kutatása szerint az emberek a digitális készségeket az önmegvalósítás és a pénzügyi biztonság lehetőségeként értékelik. Az online jövedelem így nem csak anyagi forrás, hanem a szabadság és a fejlődés eszköze is. A résztvevők így tulajdonképpen visszamennek az iskolapadba, hogy megértsék a digitális világ működését, és elsajátítsák a bevált technikákat. A felmérés rámutatott arra is, hogy sokan még mindig a reflektorfénnyel azonosítják az online pénzkeresést. Pedig rengeteg technika sikeresen művelhető arc nélkül is, ahogyan azt a megkérdezettek 64%-a is preferálná. A válaszadók közel kétharmada ugyanis szívesen belevetné magát az online jövedelemszerzés világába, ha nem kellene ahhoz megmutatni magukat.

A Lynnaider Akadémia kurzusa az első hazánkban, amely magyar nyelven hozza el a legelterjedtebb online jövedelemszerzési technikákat ugyanazon logika mentén, megkönnyítve azt a választást is, hogy melyik illik legjobban az egyénhez. A kurzus nem csak Magyarországon egyedi, egy nemzetközi űrt tölt be: 9 technikát mutat be, valóban fejben tartva a kezdőket. A ‘Szabadúszás’, a ‘Saját webshop’ ügynökség nélkül, az ‘Affiliate marketing’, a ‘Digitális termékértékesítés’, az ‘On-demand gyártás’, a ‘Dropshipping’ (etikusan), a ‘Szponzorációk & UGC’, a ‘Saját online kurzus’, valamit a ‘Megosztásos piac’ technikái tanulhatók meg a svájci-magyar csapat videói által. A képzés szándékosan alapos és egyszerűsített stílusban készült, hogy mindenki számára befogadható legyen, szakmai zsargonok nélkül, lépésről lépésre tanítva. A Lynnaider csapat avatár előadóinak mondandóit könnyen frissítik a digitális programoknál gyakran előforduló szabály- vagy trend-változás esetén, ezzel is szolgálva az online akadémia felhasználóit.

Ez a program lehetővé teszi, hogy bárki, korhatártól függetlenül, lépést tarthasson a digitális átalakulással, miközben biztonságosan kipróbálhatja a bevált online jövedelemszerzési módszereket.

„Célunk, hogy mindazoknak az embereknek, akik úgy érzik, hogy kezdenek elveszni a gyorsan digitalizálódó világban, letisztultan és érthetően magyarázzuk el a legnagyobb online jövedelemszerzési technikákat, mert lehet, hogy a tudás birtokában ők is élnének a lehetőségekkel. Nem trükköket vagy gyors meggazdagodási recepteket kínálunk, hanem a világszerte már bevált nagy technikák önállóan, ügynökség nélkül felállítható és működtethető módjait mutatjuk be, lépésről lépésre”

– hangsúlyozta a Lynnaider Akadémia alapítója, Kohler Grof Melinda, magyar származású közgazdász.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Hogyan térjünk vissza a munkába nyaralás után? – a munkahelyi etikett segít.

A nyári szabadság után nem könnyű visszazökkenni a hétköznapokba: a gondtalan napokat hirtelen felváltja a feladatok sora, a határidők és a megbeszélések.

A gördülékeny visszatéréshez azonban sokat tehetünk – és nemcsak a saját, hanem a kollégáink jólléte érdekében is. Ahogy dr. Kibédi Katalin etikettszakértő is hangsúlyozza, ilyenkor különösen hasznosak a munkahelyi etikett szabályai, amelyek kapaszkodót adnak, és segítenek visszatalálni a megszokott ritmushoz.

Felkészülés már a szabadság előtt

A nyaralás előtti tudatos tervezés kulcsfontosságú. Állítsunk be távolléti üzenetet, delegáljuk a sürgős feladatokat, és hagyjuk rendezetten az íróasztalunkat. Ez nemcsak profizmust sugall, de tiszteletet is mutat a munkatársaink felé.

Az első nap visszatéréskor

Miután visszatértünk a szabadságunkról, érdemes rövid megbeszélést tartani a vezetőnkkel vagy kollégáinkkal, hogy gyorsan képbe kerüljünk a friss hírekkel és változásokkal. A közös beszélgetések – akár a szünetekben – segítenek oldani a feszültséget, és erősítik a csapatszellemet. A kollégák barátságos üdvözlése szintén apró gesztus, ami sokat számít: egy egyszerű „Jó újra látni!” mindig mosolyt csal az arcokra.

Megjelenés és professzionalizmus

A nyári szabadság után sokan hajlamosak vagyunk lazábban öltözködni és viselkedni, hiszen a könnyedebb napok hangulata még velünk marad. Fontos azonban tudatosítani, hogy a munkahely nem a nyaralás meghosszabbítása: a megjelenésünk mindig üzenetet hordoz. Az ápolt, elegáns, visszafogott öltözködés – női kosztüm, az öltöny, diszkrét kiegészítők – a professzionalizmust erősíti, és segít újra a munkára hangolódni.

Mindennapi etikett az irodában

A szabadság utáni visszatéréskor különösen fontos, hogy odafigyeljünk a mindennapi viselkedésünkre. Az étkezéseknél például érdemes kerülni az erős illatú ételeket, ügyelni a közös terek tisztaságára, és lehetőleg nem az íróasztalunknál falatozni.

A kollégákkal való együttműködés során sok helyzetben segít az udvarias kommunikáció is: ha egy kérésnek nem tudunk azonnal eleget tenni, mert a visszatérés után rengeteg feladat szakad a nyakunkba, akkor kedvesen mondjunk nemet, és jelezzük, mikor térünk vissza a témára. Ha pedig nézeteltérés adódik, törekedjünk a közös célok szem előtt tartására, és kerüljük a felesleges konfrontációt.

Nem kevésbé fontos a mások személyes terének tiszteletben tartása – mielőtt más íróasztalánál vagy tárgyai között tennénk rendet, mindig kérjünk engedélyt. Ezek a kedves gesztusok jelentősen hozzájárulnak ahhoz, hogy mindenki kényelmesebben érezze magát a munkahelyén.

Szünetek és dohányzás

A szünetek beiktatása a hatékony munkavégzés része, ugyanakkor a dohányzás és a hevített termékek használata gyakran panasz tárgyát képezi a munkahelyeken. A nemdohányzó kollégák sokszor úgy érzik, hogy ezek a szokások extra pihenőidőt jelentenek a dohányzóknak, hevített termék használóknak, ami növelheti az ő munkaterhelésüket. A méltányosság érdekében fontos, hogy a vállalatok egyértelmű szabályokat vezessenek be: például kijelölt dohányzóhelyekkel, hivatalos pihenőidők bevezetésével, vagy olyan megoldásokkal, amelyek mindenkinek azonos szüneti lehetőséget biztosítanak.

Egyes cégek innovatív kompenzációs gyakorlatokat is alkalmaznak – például extra szabadságot adnak a nemdohányzó munkavállalóknak. A dohányzók és hevített készüléket használók tiszteletet mutathatnak nemdohányzó kollégáik iránt azzal, hogy betartják a vállalati szabályzatot, nem a közös helyiségekben használják eszközeiket, odafigyelnek a ruháikon visszamaradó szagokra, megfelelően kezelik a cigarettacsikkeket vagy dohánytölteteket, valamint ügyelnek arra, hogy szüneteik időtartama ne menjen a közös munkaterhelés rovására.

A munkahelyi harmónia sokszor ezeken a kis dolgokon múlik: egy barátságos üdvözlés, egy tiszta közös tér, egy őszinte, de udvarias „nem”. Ha odafigyelünk egymásra, könnyebben vészeljük át a visszatérés első napjait, és együtt teremthetünk pozitív, támogató munkahelyi légkört.

További részletek: https://hevitettetikett.hu/

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!