Tippek

Felesleges meetingek, rosszul elmentett dokumentumok keserítik meg a hazai irodai dolgozók életét

Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása egyebek közt arra keresett választ, hogy a hazai fehérgalléros dolgozók napi munkavégzését milyen olyan tényezők hátráltatják, amelyek akár kiégéshez is vezethetnek.

Számos dolog hathat arra, hogy a munkavállaló mennyire érzi jól magát a munkahelyén és milyen mértékben fenyegeti a kiégés veszélye. E tényezők közé tartozik, hogy megfelelően van-e megszervezve a munka, mennyi idő megy el felesleges értekezletekre, hogyan találnak utat a jó ötletek, továbbá az, mennyire hatékony a cégen belüli információáramlás és ennek hogyan tud részese lenni maga a dolgozó.

Többek között ezekre a kérdésekre válaszol Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása^[1], a Nagy Produktivitás Körkép, melyben 1000 fehérgalléros dolgozót kérdeztek, mennyire látja hatékonynak saját munkáját és cége működését. Az online felmérést a feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF készítette az NRC piackutató közreműködésével.

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna

„Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna” – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A megkérdezettek közel kétharmada legalább heti 1-2 alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti 3-4 találkozót is inkább e-maillel váltana ki.

E téren a frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti 1-2 meetinget tart időpocsékolásnak. A legritkábban az IT-fejlesztésen és programozásban dolgozók panaszkodnak a felesleges találkozókra, a leggyakrabban pedig a hagyományosan állandó időnyomás alatt dolgozó menedzserek.

A felesleges meetingek versenyében az építőipar vezet, ahol 10-ből 9-en élnek át hetente felesleges értekezleteket, a mezőgazdaságban viszont egyenesen többségben vannak, akik minden esetben pótolhatatlannak tartják a személyes meetingeket.

„A személyes találkozóknak bizonyos esetekben jelentős hatása lehet egy cég életében, sok helyen azonban egyfajta hagyomány alapú automatizmus diktálja az összeülést akkor is, amikor nincs rá szükség”

– mondta Gáspár Attila, a META-INF társügyvezetője.

„Régen a kevésbé fontos meetingekre is volt idő, ma viszont akkor teszünk jót a kollégáinkkal, ha inkább megkíméljük őket tőlük. Ehhez nem csak az ismert online eszközök állnak rendelkezésre, de azok a távolról elérhető kollaborációs platformok is, ahol az állandó meetingelés helyett aszinkron módokon tud folyni a közös munka.”

Amitől mindenki kiég: nincs meg a dokumentum

A munkavégzés természetes flow-ját nemcsak az időrabló meetingek akasztják meg, de az is, ha nincs kéznél az éppen a szükséges információ.

A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát, minden huszadik válaszadónak 2-3 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, e-mailek, fontos információt tartalmazó anyagok után kutat, melyekre sürgősen szüksége lenne. Meglepő, hogy a legrosszabb helyzet éppen azoknál az 500 főnél nagyobb cégeknél tapasztalható, ahol feltételezhetnénk, hogy profi dokumentumkezelési rendszerek állnak a dolgozók rendelkezésére.

„A rosszul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk abból a lendületből és flow-ból, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek, valamint tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni”

– mondta Gáspár Attila.

Elakadó üzenetek, fiókba szorult ötletek

A belső kommunikációs akadályok is jelentős problémát okoznak a dolgozóknak. A magyar fehérgallérosok csaknem ötöde úgy érzi, hogy kimarad a vállalati információs körforgásból, és nem értesül időben a fontos eseményekről. A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid után hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a kutatás szerint a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről.

„Nemcsak az üzlet számára veszteség, ha az ötletek a fiókban maradnak, de a dolgozók motivációjára is károsan hat. Ez pedig hosszú távon a munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének gyengüléséhez is vezethet. Az alkalmazottak lojálisabbak azokban a szervezetekben, ahol azt érzik, hozzájárulhatnak a cég alakulásához, fejlődéséhez. Ez önmagát jó értelemben gerjesztő folyamatot szül: azokban a szervezetekben, ahol szorgalmazzák az alulról jövő ötletek beépítését, ott nyitottabbak a munkavállalók az innovációra, könnyebben megküzdenek a változásokkal, aminek köszönhetően hosszútávon nő a cég versenyképessége”

– mondta Ádám Annabella, a BeBalanced Pszichológiai Pont munka- és szervezetpszichológusa.

Nem segít a helyzeten az sem, hogy a válaszadók 56 százaléka saját bevallása szerint a munkaideje legalább 10 százalékában olyan munkát végez, amit egy nála alacsonyabb képzettségű, kevesebb tapasztalattal rendelkező kolléga is el tudna látni. E kör több mint negyede munkaidejének legalább 40 százalékát tölti képességeinek, képesítésének nem megfelelő munkával. E téren az átlagosnál rosszabb helyzetben vannak a nők, a 40 év alatti korosztály, az 500 főnél nagyobb vállalatnál dolgozók, valamint többek közt az egészségügyben, a közigazgatásban, a kiskereskedelemben és a mezőgazdaságban foglalkoztatottak.

„A kutatásban vizsgált összes tényező növeli a kiégés kockázatát, ugyanakkor egyénenként változik, melyik munkavállaló mely faktorokra lesz érzékenyebb. Ha a szervezet szeretné megőrizni és növelni a munkahelyi jóllétet és elkötelezettséget, érdemes áttekintenie, mely tényezők orvosolhatók ezek közül és azokon a területeken változtatniuk. Ha valamelyik faktor külső hatás miatt nem iktatható ki – például az ügyfél ragaszkodik a gyakori meetingekhez –, a szervezet közvetve belső képzésekkel vagy fejlesztésekkel továbbra is tud támogatást nyújtani a munkavállalóinak abban, hogy képesek legyenek rugalmasan reagálni a stresszre, és ne érezzék magukat kiszolgáltatottnak vagy tehetetlennek”

– összegezte Ádám Annabella.

„Nagyon fontos, hogy a csapatok működése jól definiált legyen. Ez magában foglalja a munkavégzéshez szükséges platformok egységes használatát, a jól működő kommunikációs és döntéshozatali folyamatokat, valamint a csapattagok egyéni felelősségének és hatáskörének tisztázását. A tehetséges kollégák, a hatékony eszközök és megfelelően strukturált csapatmunka együttesen biztosíthatják a magasabb produktivitást, a jobb munkahelyi légkört és a mentális jóllét növekedését a magyarországi irodai dolgozók körében”

– tette hozzá Gáspár Attila.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Related Topics:dokumentumok email felmérés hazai irodai magyar magyarország munka

Up Next

Megújulnak a Vodafone mobil tarifacsomagjai

Don't Miss

Mesterséges intelligencia a luxusiparban

Tippek

Mikor hívhat a főnök munkaidőn kívül?

A munkaidőn kívüli kommunikáció a cég és a dolgozó között mindenhol a legkényesebb kérdések közé tartozik. A vállalati kultúrák különböznek, és bár van minderre egyértelmű szabályozás, széles a „szürke zóna” is. A szakértő szerint egy bizonyos szervezeti méret felett az a legjobb, ha a kommunikáció – és különösen minden, konfliktusra okot adó eset – szabályozott és naplózható.

A munkaidőn túli elérés sok szervezetnél neuralgikus pont. Ahol az ügyeleti, készenléti rendszer a mindennapok természetes része, ott ez nem okoz problémát, mint ahogy üzemzavar, informatikai incidens, munkabiztonsági kockázat vagy rendkívüli időjárás esetén is ritkán háborodik fel a dolgozó, ha a munkahelyéről hívják. Ugyanakkor, ha az alkalmazottak azt érzik, hogy a cég vagy bizonyos tagjai természetesnek veszik, hogy munkaidőn túl is rendelkezésre kell állnia, és rendszeresen visszaélnek a helyzettel, az könnyen konfliktusforrássá válik. A jelenség ritkán tömeges egy-egy vállalaton belül, de összességében széles rétegeket érint.

„Nemzetközi adatok alapján a munkaidőn kívüli megkeresés sok helyen mindennapos jelenség. A Eurofound 2023-ban közzétett, négy európai országra kiterjedő felmérésében a válaszadók több mint 80 százaléka jelezte, hogy egy tipikus héten munkaidőn túl is kap munkatémájú üzenetet, és a többség – majdnem tízből kilenc fő – legalább időnként reagál is ezekre”

‒ mutatott rá a problémára Czinger Erik, a céges okoskommunikációs hálózatokat működtető Munipolis hazai vezetője. Bár ahogy távolodunk a Covid időszakától, úgy ezek a gondok is enyhülni látszanak, nyilván nem szűntek meg. A Microsoft 365-ös telemetriai adatokra épülő Work Trend Index elemzése pedig azt mutatja, hogy a hétvégén aktív dolgozók közel ötöde már délig megnézi az e-mailjeit szombaton és vasárnap, és 5 százalék felett van azok aránya, akik vasárnap este is visszatérnek a levelezéshez.

Mindennek látszólag ellentmond, hogy egy másik felmérés szerint cégek alig 10%-a tudja valós időben, tömegesen elérni a dolgozóit munkaidő után, de ez a szám munkaidőben is csak 16%. A megfejtés ott van, hogy a folyamatos jelenlét terhe elsősorban az irodai munkaköröket érinti, míg a nehezen elérhető munkatársak jellemzően azok, akiknek külső helyszínen vagy távoli telephelyeken, kizárólag a terepen végezhető feladatuk van.

A szakember rámutatott, hogy a magyar munkajog egyébként egyértelműen szabályoz: a munkavállaló a napi munkaidején kívül rendelkezésre állásra kötelezhető ügyelet vagy készenlét formájában, de a hosszabb időtartamú rendelkezésre állást kifejezetten indokolt esetekhez köti. Az ügyelet időtartama legfeljebb 24 óra lehet, a készenlét havi maximuma 168 óra, és az ilyen beosztást főszabály szerint legalább egy héttel korábban, egy hónapra előre közölni kell. Amennyiben ez így is működik, nem is szokott gondot jelenteni. A majdnem mindenkire kiterjedő, informális készenlét, a „főnök bármikor hívhat” állapot viszont könnyen vitát vagy frusztrációt okoz. Mindez nem magyar jelenség, az Európai Bizottság 2025. július 25-én második szakaszba léptette a távmunka és a lekapcsolódáshoz való jog kérdésében indított egyeztetést.

„Ha néhány tucatnál több munkavállalóról van szó, tapasztalataink szerint a megoldás a teljes dolgozói állományra kiterjedő, belső kommunikációs szabályozás. Kit, mikor, milyen indokkal szabad, lehet vagy kell értesíteni munkaidőben, vagy azon túl. Minden, de legalább minden munkaidőn túli kommunikációt érdemes naplózni a későbbi viták elkerülésére. Célszerű ügyeleti vagy vészhelyzeti csoportokat kijelölni bizonyos témákban és érdemes előre meghatározni a kapcsolatfelvétel módját”

‒ tette hozzá Czinger Erik.

Mindez manuálisan alig kezelhető, de egy jól paraméterezett belső kommunikációs rendszerrel teljesen természetes és automatikus lehet. A cél az, hogy a megfelelő – és csak a megfelelő – kollégák mindenképp és igazolhatóan megkapják az információkat, miközben megmarad a pihenőidő tisztelete, és senki nem érzi úgy, hogy a munkáltató kéretlenül beszivárog a magánéletébe.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Indul a nevezés a 2026. évi Siemens Media Award sajtódíjra

Mesterséges intelligencia a mezőgazdaságban vagy beszélgetőtársként, biohulladék-újrahasznosítás és duplázó magyar nyertes, aki a régiós fődíjat is hazavitte – ilyen is volt a tavalyi Siemens Media Award.

Most újból megnyílik a nevezés a több éve futó versenyre, és ismét lehetőséget kapnak a technológiai témákban kiemelkedőt alkotó újságírók és tartalomkészítők, hogy nemzetközi szinten is megmérettessék magukat.

A „Célszerű technológia” címmel kiírt pályázatra most is olyan médiaanyagokkal lehet nevezni, amelyek rámutatnak, hogyan segíti a technológia a fenntarthatóságot, vagy a gazdaság, illetve a társadalom fejlődését. A nemzetközi vállalat éves sajtódíját idén már 11 országában osztják ki: Magyarország mellett Ausztria, Bulgária, Csehország, Horvátország, Izrael, Kazahsztán, Lengyelország, Szerbia, Szlovákia és Szlovénia hirdet versenyt.

A díjra 2025. március 1. és 2026. február 28. között publikált médiatartalmakkal lehet jelentkezni, formátumtól, hossztól függetlenül, és a témát tekintve sincsen további megkötés.

„Évről évre egyre izgalmasabb technológiai innovációk alakítják a mindennapjainkat, és a tavaly nevezett tartalmak szinte mind legalább érintették a mesterséges intelligencia hozta újításokat. Kíváncsiak vagyunk, idén mi bizonyul majd a leginkább meghatározó témakörnek, és várunk minden pályázatot, a nyomtatott és online hírportálok szerzőitől, a rádiós vagy televíziós újságíróktól, podcast-készítőktől, valamint a bloggerektől, YouTuberektől és más tartalomkészítőktől egyaránt”

– mondta el Arató Márk, a Siemens Zrt. kommunikációs vezetője.

A hazai pályázatok értékelését független szakmai zsűri végzi. A zsűri tagjai között szerepel a többszörösen díjazott Sági Gyöngyi, a digitrendi.hu tulajdonosa és főszerkesztője, valamint a szintén több újságírói elismeréssel rendelkező Vass Enikő kommunikációs szakember. A testület munkáját ezúttal új tagként Szigeti Péter médiaszakember is erősíti, aki kiterjedt újságírói, főszerkesztői, tartalomfejlesztési és innovációs vezetői tapasztalattal rendelkezik.

A legjobb háromba beválasztott tartalmak szerzői VIP élményutalványokat nyernek. A kiemelkedő hazai pályázatok egyúttal továbbjutnak a régiós versenyre is, amelyen a többi ország legjobb pályamunkáival méri össze őket a nemzetközi zsűri.

A régió legjobb öt jelentkezője meghívást kap a díjátadóra, amelynek idén először Budapest ad otthont. Itt hirdetik ki a győztes pályamunka benyújtóját, aki kétfős utazást nyer a Salzburgi Ünnepi Játékokra.

A nevezéseket 2026. március 16-ig a mediapalyazat.hu@siemens.com e-mail címre várja a hazai zsűri.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Garantálni kell a következő években felépülő új lakások biztonságát

Már 2026-ban elindulhat 20-25 ezer új lakás építése Magyarországon. Az új fejlesztések során a majdani lakók, a magas minőség és komfort mellett biztonságot is elvárnak.

A SMARTme Building Technologies Kft. szakértője szerint, ez pedig a beléptető- és kamerarendszer integrációjával, riasztó- és behatolásjelző telepítésével, a tűzjelző rendszerekkel és a garázsszinti és lépcsőházi füst- és hőelvezető rendszerek kiépítésével garantálható.

Öt év alatt akár 65 ezer új lakás is megépülhet

A 2026. január közepén rendezett Otthon Start Expo eseményen elhangzott, hogy az Otthon Start program már több mint 50 000 hiteligénylést generált. A rendeleteknek köszönhetően azok a lakásépítési projektek, amelyek legalább 250 lakóegységet tartalmaznak, és a lakások 75 százaléka megfelel az Otthon Start feltételeinek, gyorsabb engedélyezéssel valósulhatnak meg. Jelenleg 71 ilyen fejlesztési terv érkezett, ami összesen mintegy 65 ezer lakást jelent. Eddig 14 projektet hagytak jóvá, a további projektek vizsgálata folyamatban van.

A komfort mellett a biztonság is fókuszban

A következő évek során piacra kerülő több tízezer lakás komfortja és magas felszereltsége egyértelmű követelmény a majdani vevők részéről. A modern társasházak lakói azonban, ezek mellett ma már érzékelhető biztonságot, valamint jól működő és hatékony biztonságtechnikai rendszereket is elvárnak környezetüktől.

„A társasházi biztonság ma már nem csupán kapucsengőn és lakáskulcson múlik, tehát a jövő társasházai, már nemcsak energiahatékonyak és „okosak” lesznek, hanem átfogó, digitális biztonsági infrastruktúrával is rendelkeznek majd”

– véli Móró Tibor, a SMARTme Building Technologies Kft. ügyvezető igazgatója.

Hatékony megoldás az intelligens beléptetőrendszer és a kameraintegráció

Egy társasház esetében is elvárható a teljes biztonság, ennek érdekében pedig, a nagyléptékű műszaki-ipari tapasztalatok, a lakóközösségek szolgálatába állhatnak, hiszen az új generációs beléptető- és kamerarendszerek a társasházak biztonságának komplex, intelligens megközelítését is kínálják. Segítségükkel garantálható, hogy csak azok juthassanak be adott területre, akik jogosultak rá. Egy intelligens beléptetőrendszer a társasházak számára kulcsnélküli kényelmet, távoli kezelést és megnövelt biztonságot kínál, amelyre különféle technológiák is alkalmazhatók. Az ilyen rendszerek könnyebbé teszik a szolgáltatók (pl. postás, takarító) számára a hozzáférést és a közös képviselő távolról is kezelheti a jogosultságokat. A beléptetőrendszerek mellé, ma már célszerű és nagyon ajánlott videófelügyeletet is biztosítani. Az egyedi lakásrisztókon kívül, talán ez az egyik legfontosabb épületbiztonsági eszköz, amely könnyen beilleszthető, egy szélesebb épületbiztonsági rendszerbe is. Ezeket az integrált rendszereket, a költséghatékonyság és a skálázhatóság jellemzi, hiszen más-más megoldást kíván egy kisebb társasház és a több lépcsőházas lakópark is.

Felügyelt lakásriasztó rendszerek

A felügyelt riasztórendszerek, az egyik első „védvonal”, illetve megoldás, az épületbiztonság terén. A felügyelt riasztórendszereket, a biztonsági cégek, akár távolról is kezelhetik és a nap 24 órájában megfigyelhetik a társasház közösségi tereit. A riasztások több kiváltó októl is függhetnek, ideértve a bejárati ajtók, ablakok kinyitását, rongálását, károsodását vagy egy illetéktelen belépést.

Előtérben a személyvédelem

A biztonság fogalma egy társasházban, nem csupán a szó szoros értelemben vett vagyon védelmét jelenti, hiszen a teljes társasházi biztonság, talán legfontosabb része a lakók személyének védelme is. Ebbe a speciális kategóriába tartozik a tűzvédelem, amely mind az emberek, mind az értékek biztonságát szolgálja. A tűzjelző rendszer, a modern társasház alapvető eleme. Ha a házban teremgarázs is található, a tűzjelző telepítése nem csupán ajánlott, hanem kötelező a szabályozások szerint. Még a kisebb társasházaknál is erősen javasolt a tűzjelző telepítése, hiszen a rendszer képes időben jelezni a keletkező tüzet, csökkentve a károkat és a veszélyt a lakókra nézve.

A tűzvédelem egy speciális ága pedig, a hő- és füstelvezetés, amely a keletkező füst- és hő, gyors elvezetésére szolgál, így biztosítva a menekülési útvonalak szabadon tartását és a tűzoltók zavartalan munkáját.

A tűzesetek tragédiái is elkerülhetők

Az épület biztonsága érdekében, a hő- és füstelvezetéssel, épp olyan komolyan kell számolni, mint bármely más kulcsfontosságú elemmel az építkezés során. Olyan építészeti és/vagy gépészeti kialakításokra van szükség, amely hatékonyan képes egy tűz esetén, a keletkező füstöt és hőt elvezetni az épületből, ezzel elősegítve az épületben tartózkodók menekülését (biztosítva a menekülési útvonalak szabad használatát, illetve a füstszegény vagy füstmentes légterek biztosítását), illetve segíteni tűzoltó beavatkozóállomány munkáját.

„Jól látható, hogy egy modern társasházban a lakók biztonságérzete legalább olyan fontos, mint az épület műszaki vagy esztétikai minősége. Az integrált rendszerek lehetővé teszik, hogy a beléptetés, a kamerafelügyelet, a riasztórendszer, tűzjelzőrendszer és a hő- és füstelvezetés egy egységként működjön. Mindezeknek megfelelően célunk, hogy a társasházi biztonságot ne különálló eszközök, hanem összekapcsolt, intelligens technológiai ökoszisztémák egységeként határozzuk meg.”

– tette hozzá Móró Tibor.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!