Tippek

Felesleges meetingek, rosszul elmentett dokumentumok keserítik meg a hazai irodai dolgozók életét

Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása egyebek közt arra keresett választ, hogy a hazai fehérgalléros dolgozók napi munkavégzését milyen olyan tényezők hátráltatják, amelyek akár kiégéshez is vezethetnek.

Számos dolog hathat arra, hogy a munkavállaló mennyire érzi jól magát a munkahelyén és milyen mértékben fenyegeti a kiégés veszélye. E tényezők közé tartozik, hogy megfelelően van-e megszervezve a munka, mennyi idő megy el felesleges értekezletekre, hogyan találnak utat a jó ötletek, továbbá az, mennyire hatékony a cégen belüli információáramlás és ennek hogyan tud részese lenni maga a dolgozó.

Többek között ezekre a kérdésekre válaszol Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása^[1], a Nagy Produktivitás Körkép, melyben 1000 fehérgalléros dolgozót kérdeztek, mennyire látja hatékonynak saját munkáját és cége működését. Az online felmérést a feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF készítette az NRC piackutató közreműködésével.

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna

„Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna” – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A megkérdezettek közel kétharmada legalább heti 1-2 alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti 3-4 találkozót is inkább e-maillel váltana ki.

E téren a frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti 1-2 meetinget tart időpocsékolásnak. A legritkábban az IT-fejlesztésen és programozásban dolgozók panaszkodnak a felesleges találkozókra, a leggyakrabban pedig a hagyományosan állandó időnyomás alatt dolgozó menedzserek.

A felesleges meetingek versenyében az építőipar vezet, ahol 10-ből 9-en élnek át hetente felesleges értekezleteket, a mezőgazdaságban viszont egyenesen többségben vannak, akik minden esetben pótolhatatlannak tartják a személyes meetingeket.

„A személyes találkozóknak bizonyos esetekben jelentős hatása lehet egy cég életében, sok helyen azonban egyfajta hagyomány alapú automatizmus diktálja az összeülést akkor is, amikor nincs rá szükség”

– mondta Gáspár Attila, a META-INF társügyvezetője.

„Régen a kevésbé fontos meetingekre is volt idő, ma viszont akkor teszünk jót a kollégáinkkal, ha inkább megkíméljük őket tőlük. Ehhez nem csak az ismert online eszközök állnak rendelkezésre, de azok a távolról elérhető kollaborációs platformok is, ahol az állandó meetingelés helyett aszinkron módokon tud folyni a közös munka.”

Amitől mindenki kiég: nincs meg a dokumentum

A munkavégzés természetes flow-ját nemcsak az időrabló meetingek akasztják meg, de az is, ha nincs kéznél az éppen a szükséges információ.

A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát, minden huszadik válaszadónak 2-3 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, e-mailek, fontos információt tartalmazó anyagok után kutat, melyekre sürgősen szüksége lenne. Meglepő, hogy a legrosszabb helyzet éppen azoknál az 500 főnél nagyobb cégeknél tapasztalható, ahol feltételezhetnénk, hogy profi dokumentumkezelési rendszerek állnak a dolgozók rendelkezésére.

„A rosszul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk abból a lendületből és flow-ból, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek, valamint tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni”

– mondta Gáspár Attila.

Elakadó üzenetek, fiókba szorult ötletek

A belső kommunikációs akadályok is jelentős problémát okoznak a dolgozóknak. A magyar fehérgallérosok csaknem ötöde úgy érzi, hogy kimarad a vállalati információs körforgásból, és nem értesül időben a fontos eseményekről. A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid után hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a kutatás szerint a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről.

„Nemcsak az üzlet számára veszteség, ha az ötletek a fiókban maradnak, de a dolgozók motivációjára is károsan hat. Ez pedig hosszú távon a munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének gyengüléséhez is vezethet. Az alkalmazottak lojálisabbak azokban a szervezetekben, ahol azt érzik, hozzájárulhatnak a cég alakulásához, fejlődéséhez. Ez önmagát jó értelemben gerjesztő folyamatot szül: azokban a szervezetekben, ahol szorgalmazzák az alulról jövő ötletek beépítését, ott nyitottabbak a munkavállalók az innovációra, könnyebben megküzdenek a változásokkal, aminek köszönhetően hosszútávon nő a cég versenyképessége”

– mondta Ádám Annabella, a BeBalanced Pszichológiai Pont munka- és szervezetpszichológusa.

Nem segít a helyzeten az sem, hogy a válaszadók 56 százaléka saját bevallása szerint a munkaideje legalább 10 százalékában olyan munkát végez, amit egy nála alacsonyabb képzettségű, kevesebb tapasztalattal rendelkező kolléga is el tudna látni. E kör több mint negyede munkaidejének legalább 40 százalékát tölti képességeinek, képesítésének nem megfelelő munkával. E téren az átlagosnál rosszabb helyzetben vannak a nők, a 40 év alatti korosztály, az 500 főnél nagyobb vállalatnál dolgozók, valamint többek közt az egészségügyben, a közigazgatásban, a kiskereskedelemben és a mezőgazdaságban foglalkoztatottak.

„A kutatásban vizsgált összes tényező növeli a kiégés kockázatát, ugyanakkor egyénenként változik, melyik munkavállaló mely faktorokra lesz érzékenyebb. Ha a szervezet szeretné megőrizni és növelni a munkahelyi jóllétet és elkötelezettséget, érdemes áttekintenie, mely tényezők orvosolhatók ezek közül és azokon a területeken változtatniuk. Ha valamelyik faktor külső hatás miatt nem iktatható ki – például az ügyfél ragaszkodik a gyakori meetingekhez –, a szervezet közvetve belső képzésekkel vagy fejlesztésekkel továbbra is tud támogatást nyújtani a munkavállalóinak abban, hogy képesek legyenek rugalmasan reagálni a stresszre, és ne érezzék magukat kiszolgáltatottnak vagy tehetetlennek”

– összegezte Ádám Annabella.

„Nagyon fontos, hogy a csapatok működése jól definiált legyen. Ez magában foglalja a munkavégzéshez szükséges platformok egységes használatát, a jól működő kommunikációs és döntéshozatali folyamatokat, valamint a csapattagok egyéni felelősségének és hatáskörének tisztázását. A tehetséges kollégák, a hatékony eszközök és megfelelően strukturált csapatmunka együttesen biztosíthatják a magasabb produktivitást, a jobb munkahelyi légkört és a mentális jóllét növekedését a magyarországi irodai dolgozók körében”

– tette hozzá Gáspár Attila.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Related Topics:dokumentumok email felmérés hazai irodai magyar magyarország munka

Up Next

Megújulnak a Vodafone mobil tarifacsomagjai

Don't Miss

Mesterséges intelligencia a luxusiparban

Tippek

Így oldható az őszi feszültség a munkahelyeken

Az ősz a legtöbb munkahelyen az év legsűrűbb, legstresszesebb időszaka: ez jelenti az utolsó lehetőséget az év elején kitűzött célok teljesítésére, az ünnepek közeledtével ráadásul mindenhol nő a forgalom, ami az ügyfélszolgálatokra is jelentős terhet ró. Nem véletlen tehát, hogy ilyenkor feszültebb a helyzet az irodákban.

A TOPdesk szakértője most összegyűjtötte azokat a tippeket és eszközöket, amelyek megoldást jelenthetnek a problémára.

Komoly gazdasági következményei lehetnek annak, ha hosszabb ideig stresszesek a munkavállalók: a feszültség rövid távon a teljesítmény romlásához, hosszabb távon pedig akár magasabb fluktuációhoz is vezethet. Miközben az alkalmazottak megpróbálnak megbirkózni az őszi időszakban tapasztalható, fokozott stressz-szinttel, kevesebb személyes erőforrásuk marad a konstruktív tevékenységekre, mivel kapacitásuk nagy részét a különféle általuk érzékelt stresszorok kezelésére kell fordítaniuk. Zakrzewski Anita, a TOPdesk szakértője szerint ezek a stresszorok azonban nagyban csökkenthetők néhány egyszerű megoldással.

Tudásbázis

Szoros határidők mellett az egyik legjelentősebb stresszforrást az jelentheti, ha a munkavállalók nem kapnak időben választ a kérdéseikre, és másokra kell várniuk egy feladat megoldásához. Erre jelenthet megoldást egy digitális, bárki számára hozzáférhető belső tudásbázis, ahol a gyakran felmerülő kérdésekre a kollégák azonnal, további munkatársak bevonása nélkül megtalálják a válaszokat. A tudásbázis fokozatosan is kiépíthető, így létrehozása még egy sűrűbb időszakban sem jelent nagy időbefektetést.

Önkiszolgáló felület

Ez a módszer nem csak házon belül alkalmazható jól: ha egy vállalat ügyfelekkel dolgozik, rengeteg értékes időt szabadíthat fel a saját munkavállalói számára, ha a gyakori kérdésekre az ügyfelek is egyszerűen – plusz kérdésfeltevés nélkül – megtalálják a válaszokat egy önkiszolgáló portálon. Az így felszabadult időt a kollégák összetettebb problémák megoldására fordíthatják, ami nem csak nyugodtabbá, de érdekesebbé is teszi a munkát számukra. „Minden probléma vagy kérdés, ami többször felmerül az ügyfelek részéről, rögzíthető egy önkiszolgáló portálon” – mondta el Zakrzewski Anita a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment platform marketing- és értékesítési vezetője. „A kollégák egyetlen felületen azonnal megtalálhatják az ilyen típusú kérdésekre a válaszokat, amivel nem csak a saját munkájukat könnyítik meg, de kevésbé terhelik – azaz lassítják – a többi csapattagot is. Egy önkiszolgáló portál tehát a teljes csapat hatékonyságát növeli, ami a sűrűbb időszakokban kulcsfontosságú tényező a munkahelyi stressz szempontjából.”

Chatbot

A szakértő szerint természetes, hogy az önkiszolgáló megoldások nem képesek teljes mértékben helyettesíteni a közvetlen kapcsolatfelvételt, hiszen mindig lesz olyan kolléga vagy ügyfél, aki inkább személyes segítségre vágyik. Ez azonban tipikusan az ügyfélszolgálatokon azt eredményezheti, hogy a kollégák újra és újra ugyanazokat a kérdéseket válaszolják meg. Itt jelenthet nagy segítséget egy ma már megbízhatóan működő chatbot, ami képes az egyszerűbb kérdésekre önállóan, a tudásbázis vagy a GYIK alapján megadni a válaszokat. Egy chatbot elemzi a kérdés szövegét, értelmezi annak jelentését, és ez alapján pontosan tudja, mit kérdezzen vagy mondjon a kérdezőnek. Ez pedig mindenki számára előnyös: a kérdező hamarabb kap választ, a munkatársak pedig több időt tudnak a valóban értékes munkára fordítani. „A legideálisabb megoldás az, ha ezeket az eszközöket kombináljuk, több csatornán kvázi automatizálva a feladatvégzést” – teszi hozzá a szakértő. „A hatékonyságnövelő, tehercsökkentő módszerek pedig kényelmesen kezelhetőek és átláthatóak, ha egyetlen szolgáltatásmenedzsment-rendszerbe vannak integrálva.”

Munkavállalói jóllét

Az ősz minden hatékonyságnövelő eszköz mellett is sűrű időszak, ezért érdemes ilyenkor még nagyobb hangsúlyt fektetni a munkavállalói jóllétre. A dolgozók mentális és fizikai egészségét számos módszerrel támogathatja egy vállalat: céges masszázs, sétáló meetingek, nassolnivaló – akár ezek az apró szívességek is nagyot lendítenek majd a munkavállalók elégedettségén a stresszes napokon.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Kitörni a buborékból: divatossá tennék a fenntarthatóságot

Ariana Grande, Selena Gomez és Kylie Jenner – csak néhány sztár, aki az elmúlt időszakban buborékszoknyát viselt.

Népszerűsége nem véletlen, hiszen többek között a 2024-es Koppenhágai Divathéten a buborékszoknya volt az egyik legnagyobb sláger. Utána több mint 700 százalékkal nőttek meg az eladásai – derült ki nemrég a Dumaszínházban rendezett Bubble Day-n.

„Ezt a ruhadarabot még Pierre Cardin tervezte 1954-ben. A neve onnan származik, hogy angolul bubble skirt-nek nevezték. Jelenleg többféle stílusú hódít belőle, de a skandináv buborékszoknyák is kifejezetten népszerűnek számítanak”

– hangsúlyozta Domonkos Aida, a budapesti Metropolitan Egyetem divattervező szakos hallgatója, valamint a SodaStream Bubble Day műsorvezetője.

A buborékszoknya jó példa arra, hogyan tudnak túlélni tetszetős és kreatív ötletek éveket, vagy évtizedeket. A SodaStream is ilyen, amelynek megszületése egy londoni ginfőzde tulajdonosának is köszönhető. A szénsavas víz otthoni előállításának ötletét George Gilbey dolgozta ki 1903-ban. Találékonysága révén napjainkban már otthon is olthatjuk a szomjunkat buborékos vízzel.

A szénsavasvíz sohasem megy ki a divatból, de fontos, hogy fenntarthatóvá tegyük a fogyasztását.

„Bár tény és való, hogy egy ideje vissza lehet váltani az eldobható PET-palackokat, de nem szabad megfeledkezni arról, hogy például egy félliteres, egyszerhasználatos műanyag-palack előállításához 2-3 liter vízre van szükség”

– hangsúlyozta a Palackvisszaváltás keservei – Repontozásos vereség? című előadásában Litkay Gergely humorista. Hozzátette: egy 1,5 literes palack gyártásához körülbelül 0,3 kWh energia szükséges. 2500 darab palack esetében ez 750 kWh áram, ami körülbelül egy átlagos magyar háztartás éves fogyasztásának felel meg. A legjobb megoldás, ha az eldobható PET-palackokat le sem kell gyártani.

„A SodaStream hosszú ideje a nehéz üdítős csomagok cipelésének, valamint az üvegvisszaváltás egyik legjobb alternatívája. Egy komplex, életmódváltással felérő rendszert kínálunk, amellyel a fogyasztók csökkenthetik ökológiai lábnyomukat”

– hangsúlyozta Széll-Szőke Krisztina, a SodaStream termékmenedzsere.

A SodaStream az eseményen több újdonságot is bemutatott azok számára, akik számára a fenntarthatóság nemcsak egy divatos szó. Lerántották a leplet a márka új thermo palackjáról, a Fizz&Go-ról, amely akár 12 órán át is melegen, vagy hidegen tudja tartani a betöltött italokat, de szintén a Dumaszínházban debütált a SodaStream Enso két új – matt fekete és homok színű – változata.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Ezek a használt autók kelnek el a leghamarabb

A Használtautó.hu legfrissebb elemzése azt vizsgálta, mely modellek cserélnek gazdát a leggyorsabban a magyar használtautó-piacon.

A forgási sebességet – vagyis a „turnover” értéket – úgy számolták, hogy átlagosan hány nap telik el a hirdetés felkerülésétől a levételéig. A turnover adatok alapján az Ignis, a Wagon R+, az SX4 és a Swift egyaránt a legkeresettebb autók közé tartoznak. A leggyorsabban eladható autók toplistáját, valamint az életkor és hajtáslánc szerinti turnover-adatokat vizsgálta 2025 januártól augusztusig a Használtautó.hu.

A Suzuki kisautói pár hét alatt gazdára találnak, de egy régi Peugeot is meglepően gyorsan elkel

A Használtautó.hu friss, 2025 január–augusztusi adatai alapján egyértelmű, hogy a magyar használtautó-piacon egyes modellek szó szerint napok alatt gazdára találnak. A leggyorsabban eladható típusok listáját a Suzuki vezeti: az Ignis mindössze 14,9 napos átlagos eladási idővel áll az első helyen, szorosan mögötte a Wagon R+ – 15,5 nap, és az SX – 16,6 nap. A negyedik helyen a Suzuki Swift található 18 napos átlagos turnover-idővel, míg az ötödik leggyorsabban eladható modell a Peugeot 307, 18,1 napos értékkel.

„A magyar használtautó-piacon az ár a legmeghatározóbb tényező a vásárlási döntésekben, de a márka megítélése is kulcsszerepet játszik. Nem véletlen, hogy a Suzuki az egyik leggyorsabban gazdát cserélő márka: széles körben kedvelt, egyszerű felépítésének köszönhetően megbízható, szervizelése pedig olcsó és kiszámítható. Ezek miatt nemcsak a 15 évnél idősebb, hanem a 10–14 éves kategóriában is kiemelkedően népszerű. Érdekes adat továbbá, hogy a Peugeot 307 bizonyult az egyik leggyorsabban eladható modellnek. A Peugeot régebbi típusait sokan minőségi előrelépésként tekintik a Suzukikhoz képest, ráadásul széles motor- és karosszériaválasztékuk is vonzóvá teszi őket a használtpiacon”

– emelte ki Koralewsky Márk, a Használtautó.hu üzletágvezetője.

Meglepő módon a legöregebb autók kelnek el a leggyorsabban a magyar piacon. A 15 évnél idősebb járművek átlagosan 21,9 nap alatt cserélnek gazdát, míg a 10–14 éves autók már 25,9 napos értéket mutatnak. Az 5–9 év közötti autók 27,5 napos átlaga is viszonylag jó, de a 0–4 éves, tehát újszerű autók már csak 42,5 nap alatt kelnek el, vagyis kétszer lassabban, mint az idősebb társaik.

Ez részben az árkülönbségekkel magyarázható: az idősebb autók alacsonyabb ára és olcsóbb fenntartása sok esetben gyorsabb döntésre ösztönzi a vevőket.

A benzinesek a legkapósabbak

Ha a hajtáslánc szerint nézzük az adatokat, az derül ki, hogy a hagyományos benzin- és dízelüzemű autók kelnek el a leggyorsabban a magyar piacon: a benzines járművek átlagosan 25,9 nap, míg a dízelek 26,4 nap alatt cserélnek gazdát. Ehhez képest az elektromos autóknál az átlagos eladási idő 33,3 nap, a hibridek esetében pedig még ennél is hosszabb, 35,4 nap.

Ez azt jelenti, hogy bár a villanyautók és hibrid modellek iránti érdeklődés fokozatosan nő, a piacon továbbra is a klasszikus hajtásláncok dominálnak, ha gyors értékesítésről van szó. Ennek oka lehet a hagyományos autók ismertsége, javíthatósága és alacsonyabb ára, illetve az alternatív hajtású modellekkel kapcsolatos fenntartási vagy töltési kérdések is.

Összefoglalva, a turnover-adatokból egyértelműen kirajzolódik, hogy az ismert, könnyen fenntartható modellek kelnek el a leggyorsabban a magyar használtautó-piacon. A Suzuki modelljei nemcsak az alsó árkategóriában népszerűek, de technikai egyszerűségük és országos szervizhálózatuk miatt is keresettek. A Peugeot 307 példája pedig arra világít rá, hogy még a régebbi típusok is versenyképesek lehetnek, ha praktikus kialakításuk és elérhető áruk van.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!