Tippek

Felesleges meetingek, rosszul elmentett dokumentumok keserítik meg a hazai irodai dolgozók életét

Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása egyebek közt arra keresett választ, hogy a hazai fehérgalléros dolgozók napi munkavégzését milyen olyan tényezők hátráltatják, amelyek akár kiégéshez is vezethetnek.

Számos dolog hathat arra, hogy a munkavállaló mennyire érzi jól magát a munkahelyén és milyen mértékben fenyegeti a kiégés veszélye. E tényezők közé tartozik, hogy megfelelően van-e megszervezve a munka, mennyi idő megy el felesleges értekezletekre, hogyan találnak utat a jó ötletek, továbbá az, mennyire hatékony a cégen belüli információáramlás és ennek hogyan tud részese lenni maga a dolgozó.

Többek között ezekre a kérdésekre válaszol Magyarország első országos reprezentatív produktivitás kutatása^[1], a Nagy Produktivitás Körkép, melyben 1000 fehérgalléros dolgozót kérdeztek, mennyire látja hatékonynak saját munkáját és cége működését. Az online felmérést a feladatkezelési és kollaborációs megoldásokat szállító META-INF készítette az NRC piackutató közreműködésével.

Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna

„Ez a meeting egy e-mail is lehetett volna” – az irodai kultúrában szállóigévé vált mondat kifejezően írja le az egyik legelterjedtebb céges jelenséget: a felesleges értekezleteket, megbeszéléseket. A megkérdezettek közel kétharmada legalább heti 1-2 alkalommal sóhajt fel így, de 12 százalékuk heti 3-4 találkozót is inkább e-maillel váltana ki.

E téren a frusztráltság mértéke nem független a vállalatmérettől: az ötven fő alatti cégeknél a válaszadók fele soha nem érzett így, az ennél nagyobbaknál viszont kétharmaduk legalább heti 1-2 meetinget tart időpocsékolásnak. A legritkábban az IT-fejlesztésen és programozásban dolgozók panaszkodnak a felesleges találkozókra, a leggyakrabban pedig a hagyományosan állandó időnyomás alatt dolgozó menedzserek.

A felesleges meetingek versenyében az építőipar vezet, ahol 10-ből 9-en élnek át hetente felesleges értekezleteket, a mezőgazdaságban viszont egyenesen többségben vannak, akik minden esetben pótolhatatlannak tartják a személyes meetingeket.

„A személyes találkozóknak bizonyos esetekben jelentős hatása lehet egy cég életében, sok helyen azonban egyfajta hagyomány alapú automatizmus diktálja az összeülést akkor is, amikor nincs rá szükség”

– mondta Gáspár Attila, a META-INF társügyvezetője.

„Régen a kevésbé fontos meetingekre is volt idő, ma viszont akkor teszünk jót a kollégáinkkal, ha inkább megkíméljük őket tőlük. Ehhez nem csak az ismert online eszközök állnak rendelkezésre, de azok a távolról elérhető kollaborációs platformok is, ahol az állandó meetingelés helyett aszinkron módokon tud folyni a közös munka.”

Amitől mindenki kiég: nincs meg a dokumentum

A munkavégzés természetes flow-ját nemcsak az időrabló meetingek akasztják meg, de az is, ha nincs kéznél az éppen a szükséges információ.

A megkérdezettek kétharmadának heti szinten 0,5-2 órát, minden huszadik válaszadónak 2-3 órát vesz el a munkaidejéből, hogy olyan el nem mentett vagy rosszul rendszerezett dokumentumok, e-mailek, fontos információt tartalmazó anyagok után kutat, melyekre sürgősen szüksége lenne. Meglepő, hogy a legrosszabb helyzet éppen azoknál az 500 főnél nagyobb cégeknél tapasztalható, ahol feltételezhetnénk, hogy profi dokumentumkezelési rendszerek állnak a dolgozók rendelkezésére.

„A rosszul elmentett dokumentumok okozta kárnak csak a kisebb része az elvesztegetett idő, a valódi problémát az jelenti, hogy kiesünk abból a lendületből és flow-ból, amivel a munkánkat végezzük. Gyakran alábecsüljük ennek jelentőségét, pedig fontos lenne tenni ellene, nemcsak a cég produktivitása, de a kollégák jóléte érdekében is. Erre jók a dokumentumkezelésre kifejlesztett rendszerek, valamint tudásbázisok: felszabadítanak az idő- és energiarabló feladatok alól, és segítenek az alkotásra, az értelmes munkára koncentrálni”

– mondta Gáspár Attila.

Elakadó üzenetek, fiókba szorult ötletek

A belső kommunikációs akadályok is jelentős problémát okoznak a dolgozóknak. A magyar fehérgallérosok csaknem ötöde úgy érzi, hogy kimarad a vállalati információs körforgásból, és nem értesül időben a fontos eseményekről. A részlegek közötti kommunikáció minőségével és gyorsaságával 18 százalékuk elégedetlen, 20 százalék pedig egyszerűen nem fér hozzá távolról a munkájához szükséges információhoz. Mindez nem fest túl jó képet a Covid után hibrid munkavégzésre berendezkedett cégek működéséről.

Az pedig már egyenesen az üzleti versenyképességet érintő probléma, hogy a kutatás szerint a magyar cégek jó részében nem találják a megfelelő platformokat az alulról érkező új ötletek, innovációk becsatornázására. A válaszadók 19 százaléka nem tudott egyetérteni az állítással, hogy ha valakinek van egy jó ötlete a vállalatnál, az könnyen utat talál magának a megvalósításhoz, 31 százalékuk pedig semlegesen nyilatkozott erről.

„Nemcsak az üzlet számára veszteség, ha az ötletek a fiókban maradnak, de a dolgozók motivációjára is károsan hat. Ez pedig hosszú távon a munkavállalók teljesítményének és elkötelezettségének gyengüléséhez is vezethet. Az alkalmazottak lojálisabbak azokban a szervezetekben, ahol azt érzik, hozzájárulhatnak a cég alakulásához, fejlődéséhez. Ez önmagát jó értelemben gerjesztő folyamatot szül: azokban a szervezetekben, ahol szorgalmazzák az alulról jövő ötletek beépítését, ott nyitottabbak a munkavállalók az innovációra, könnyebben megküzdenek a változásokkal, aminek köszönhetően hosszútávon nő a cég versenyképessége”

– mondta Ádám Annabella, a BeBalanced Pszichológiai Pont munka- és szervezetpszichológusa.

Nem segít a helyzeten az sem, hogy a válaszadók 56 százaléka saját bevallása szerint a munkaideje legalább 10 százalékában olyan munkát végez, amit egy nála alacsonyabb képzettségű, kevesebb tapasztalattal rendelkező kolléga is el tudna látni. E kör több mint negyede munkaidejének legalább 40 százalékát tölti képességeinek, képesítésének nem megfelelő munkával. E téren az átlagosnál rosszabb helyzetben vannak a nők, a 40 év alatti korosztály, az 500 főnél nagyobb vállalatnál dolgozók, valamint többek közt az egészségügyben, a közigazgatásban, a kiskereskedelemben és a mezőgazdaságban foglalkoztatottak.

„A kutatásban vizsgált összes tényező növeli a kiégés kockázatát, ugyanakkor egyénenként változik, melyik munkavállaló mely faktorokra lesz érzékenyebb. Ha a szervezet szeretné megőrizni és növelni a munkahelyi jóllétet és elkötelezettséget, érdemes áttekintenie, mely tényezők orvosolhatók ezek közül és azokon a területeken változtatniuk. Ha valamelyik faktor külső hatás miatt nem iktatható ki – például az ügyfél ragaszkodik a gyakori meetingekhez –, a szervezet közvetve belső képzésekkel vagy fejlesztésekkel továbbra is tud támogatást nyújtani a munkavállalóinak abban, hogy képesek legyenek rugalmasan reagálni a stresszre, és ne érezzék magukat kiszolgáltatottnak vagy tehetetlennek”

– összegezte Ádám Annabella.

„Nagyon fontos, hogy a csapatok működése jól definiált legyen. Ez magában foglalja a munkavégzéshez szükséges platformok egységes használatát, a jól működő kommunikációs és döntéshozatali folyamatokat, valamint a csapattagok egyéni felelősségének és hatáskörének tisztázását. A tehetséges kollégák, a hatékony eszközök és megfelelően strukturált csapatmunka együttesen biztosíthatják a magasabb produktivitást, a jobb munkahelyi légkört és a mentális jóllét növekedését a magyarországi irodai dolgozók körében”

– tette hozzá Gáspár Attila.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Related Topics:dokumentumok email felmérés hazai irodai magyar magyarország munka

Up Next

Megújulnak a Vodafone mobil tarifacsomagjai

Don't Miss

Mesterséges intelligencia a luxusiparban

Egészség

Egészségünk a legfontosabb, az év minden napján

A nagy karácsonyi rohanás után jöhet a kikapcsolódás, a nagy evések és pihenések, majd az évvégi bulik.

Ezalatt azonban fontos szem előtt tartanunk szervezetünket, és ugyanúgy vigyáznunk rá most, ahogy egész évben. A HONOR pár alkalmazással igyekszik a technológia részéről segíteni abban, hogy legjobb önmagunk lehessünk.

💧 Ne felejtsünk el hidratálni – A víz az élet alapja, és nekünk is szükségünk van rá – bőven! Próbáljunk napi többször inni, hogy egészségünk, közérzetünk és bőrünk is jobb állapotba kerüljön. Ebben segít a Plant Nanny, egy bájos app, amiben minden megivott pohár vízzel egy növényt (vagy gombát) locsolgathatunk. Ha rendesen iszunk, akkor ő is szépen fejlődik, és fokozatosan bővülhet arborétumunk!

🏃🏃‍♀️ Maradjunk mozgásban – A futás vagy biciklizés kiváló sportlehetőség az egész évben. A Strava egy olyan alkalmazás, ami nyomon követi mozgásadatainkat, amiket meg is oszthatunk másokkal. Emellett személyre szabottan vizualizálja teljesítményünket, hogy lássuk, mennyit fejlődtünk. Ez kifejezetten jól jön a karácsonyi nagy punnyadásokhoz is!

🔆 Felügyeljük egészségügyi állapotunkat – A HONOR saját gyártású alkalmazása, a HONOR Health egy multifunkcionális eszköz arra, hogy felügyeljünk egészségügyi állapotunkat és lássuk a változásokat. Ezek mind fontosak ahhoz, hogy képben legyünk saját testünkkel, és annak megfelelően tudjunk változtatni, hogy mire van szükségünk. Az appal használható HONOR Watch okosórák természetesen nemcsak HONOR telefonokkal, de más márkák készülékeivel is kompatibilisek, továbbá a HONOR eszközökre is le lehet tölteni más egészségügyi alkalmazásokat, ahogy a HONOR Health is letölthető más készülékekre.

🍎 Étkezzünk tudatosan – Karácsonykor gyakorlatilag elkerülhetetlenek a masszív falatozások, de érdemes gyorsan visszalendülnünk egy egészségesebb életmódra. A FatSecret egy kalóriaszámláló, ami segít átlátni, hogy pontosan mit vittünk be a szervezetünkbe, és mit kell tennünk ahhoz, hogy elérjük céljainkat. Ha jobban képben vagyunk, nyugodtabban pusztíthatjuk el a bejgliket is!

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Karácsony körül is fokozottan figyeljünk a biztonságra

Közelegnek az ünnepek, készülünk a pihenésre, de még egy utolsó hajrá vár valószínűleg mindenkire.

Fontos, hogy ilyenkor vigyázzunk magunkra és telefonunkra is, a HONOR pedig pár egyszerű, de a biztonság szempontjából kifejezetten hasznos tippel próbálja segíteni a felhasználókat.

💭 Készítsünk biztonsági mentést a felhőbe – A karácsonyi vagy évzáró bulik sajnos remek lehetőséget szolgáltatnak arra, hogy megsérüljön telefonunk. Nagyon fontos, hogy készítsünk biztonsági mentést adatainkról, így, ha valami történik is eszközünkkel, nem veszik minden kárba.

💧 Használjunk vízálló tokot – A karácsonyfa-vadászat, az ajándékok begyűjtése és az egyéb szaladgálások balesetveszélyesek, pláne, ha esik vagy havazik. A HONOR legtöbb készüléke ugyan rendelkezik vízállósággal, azonban nem árt, ha szerzünk készülékeinkhez vízálló tokot, hogy legalább belülről ne sérüljenek.

📍 Használjunk helymeghatározást – A nagy sürgés-forgás közepette könnyedén ottfelejthetjük valahol telefonunkat, akár táskánkkal együtt. Az elérhető helymeghatározó alkalmazások segítenek abban, hogy egy másik eszköz segítségével megtaláljuk készülékünket, mielőtt még más csap le rá.

🔒 Ügyeljünk az online biztonságra is – Csábító lehet gyorsan még az utolsó pillanatban beszerezni pár dolgot online, de figyeljünk arra, hogy ne essünk adathalászat áldozatául. Ellenőrizzük a weboldalakat, ahonnan rendelünk, és ne adjuk meg személyes információinkat, jelszavainkat illetékteleneknek. Ügyeljünk arra is, hogy ne nyilvános Wi-Fi-n bonyolítsunk le tranzakciókat.

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!

Tippek

Ezek az ajándékok kerülnek a karácsonyfa alá

A karácsonyi ajándékozási szezon nem csak minket, vásárlókat, hanem a játékpiacot is kihívások elé állítja. A hazai piacvezető REGIO JÁTÉK ügyvezető igazgató-helyettese, Gyaraki Dávid elmondta, hogyan készülnek fel az év végi csúcsidőszakra, amikor éves forgalmuk felét realizálják.

A karácsony egy egészen más bolygó, és a diafilm is új értelmet nyer

A REGIO JÁTÉK működése teljesen átalakul a november-decemberi időszakban, amely „turbófokozatot” igényel a logisztikai háttértől is. A vásárlási szokásokban a Black Friday jelentette a legnagyobb változást az elmúlt években: ez a kampány előrébb hozta a karácsonyi bevásárlási szezon kezdetét, bár a korábbi „letaposós” rohamok konszolidálódtak. A slágertermékek között továbbra is a LEGO és a társasjátékok vezetnek, azonban meglepő módon a diafilmvetítő is mindig toplistás.

A diavetítőt egyébként éppen Gyaraki Dávid édesapja, a vállalat vezetője támasztotta fel, miután húsz évvel ezelőtt hiány volt a régi, lemezgyári kiadásából a piacon. Az új verzió LED-es, nem forrósodik, és kompatibilis a régi filmekkel. Így a klasszikus meséken túl, mint az „Öreg néne őzikéje”, új tartalmak is készülnek, például a „Bogyó és Babóca” vagy a „Kufli” sorozatok.

Társasjáték, nem csak hardcore gamereknek

A boltokat járva szinte egyértelmű, hogy a társasjáték-piac aranykorát éli. A klasszikus, versengő játékok mellett egyre népszerűbbek a kooperatív és asszociációs játékok, így már tényleg mindenki megtalálhatja a számára izgalmas formát. A kooperatív típusúak a közös célokra, például egy szigetről való megmenekülésre vagy az univerzum közös megmentésére fókuszálnak, az asszociációs és absztrakt játékok pedig a kreativitásra építenek.

A modern játékok demokratizálták is a piacot: ma már nemcsak „hardcore gamerek”, hanem átlagos családok is tartalmas, közös élményt találhatnak a társasozásban. Ugyanakkor vannak olyan különlegességek is, mint például a Sikoly társasjáték, amelyben a technológia is szerepet kap: applikáció használatával ugyanis a játék egy pontján a résztvevők egy hívást kaphatnak, és az itt elhangzottak döntik el a további lépéseket.

Érdekesség, hogy míg a játékokat általában többnyire az anyukák veszik, az apukák inkább a társasjáték-felelősök és a távirányítós autók beszerzésében is szívesen is kiveszik a részüket, hiszen tudjuk, hogy „minden játék a bennünk lévő kisgyerek öröme” – fogalmaz a REGIO JÁTÉK ügyvezető igazgató-helyettese.

A játékok nem az Északi-sarkról, hanem Kínából érkeznek a fa alá

A játékok döntő többsége Távol-Keletről, elsősorban Kínából érkezik, ahol a jól kiépített ipar lehetővé teszi a tömeggyártást. A hazai gyártás ezzel nem tudja felvenni a versenyt, a magasabb alapanyagköltségek és a korlátozott exportcsatornák miatt, így szinte olcsóbb az ottani késztermék, mint az európai nyersanyag.

A játékpiac továbbá jelentősen előfinanszírozott, így elvileg akár már szeptemberben beszerezhetnénk az összes karácsonyi ajándékot. A REGIO JÁTÉK-nál a rendeléseket minimum fél évvel előre leadják, hogy a játékok időben, augusztus végére megérkezzenek. A nagykereskedőik pedig jellemzően szeptember elején töltik fel készleteiket a viszonteladók és vásárlók számára.

Automatizált raktárból, gyorsan, pontosan

Mindennek hátterében óriási logisztikai rendszer áll. A REGIO JÁTÉK 10 ezer négyzetméteres, 2017 óta működő törökbálinti raktára a szezonális időszakban hatalmas terhelést kap. A Kínából, hajóval érkező árukat, az uniós vámellenőrzés után, kamionnal szállítják az országba, majd a központba. Itt szortírozás és betárolás következik, vagy továbbítják az árut a 44 üzlet és a webáruház számára. Mivel karácsony előtt az átlagoshoz képest akár négy-ötszörösére is felpörög a forgalom, ilyenkor akár naponta kétszer is kiszállítanak az üzletekbe.

A raktárt 2020-ban automatizálták, hogy még inkább felgyorsítsák a munkafolyamatokat, minimalizálják a hibákat, és csökkentsék az emberi erőforrásokra való túlzott támaszkodást, mivel a jó munkaerő megtalálása a raktári környezetben is komoly kihívás. A Siemens-technológiával vezérelt és automatizált rendszer most 10 másodpercenként helyez fel egy dobozt a 800 méter hosszú szalagra, kezelve a legkisebb diafilmtől a kétméteres plüssmackókig minden terméket. A fejlesztés a hatékonyság mellett a készletpontosságot is javította: a gép a vonalkódok alapján válogatja a beérkező árut, így például látja, adott darabból mennyit kell betárolni, és mennyi kerüljön a boltokba.

Zöldül a játékpiac is

Ma már a piac és a vásárlók is elvárják, hogy egyre fenntarthatóbb módon állítsák elő a játékokat, miközben azok esztétikusak maradnak. Ez kezdetben ellentmondott a kínai beszállítói logikának, hiszen ez plusz erőforrásokat igényel a gyártás során.

A szülők elsősorban a gyerekek egészsége miatt keresik ezeket a megoldásokat, de persze a pénztárca érzékenysége még mindig meghatározza a döntéseket Gyaraki Dávid szerint. A szakember az Ipar Hangjai podcast friss epizódjában emellett elmondta, hogy nem csak a késztermékek esetében szentelnek figyelmet a környezettudatos megoldásoknak, hanem a törökbálinti raktár működtetését is napkollektorok, illetve energiatároló rendszer segíti, sőt, évtizedek óta bejáratott módszereik vannak a játékok és a kartoncsomagolások újrahasznosítására is.

A teljes adás meghallgatható a Siemens-világ podcast csatornán, valamint az alábbi felületeken:

További friss híreket talál az IoTmagazin főoldalán! Csatlakozzon hozzánk a Facebookon is!